Архивное дело в суде. Тема 3
Тема 3
Сущность и задачи
архивного дела в судах России
1.Понятие
архивного дела в судах.
Архивное дело в Российской Федерации — деятельность
государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан
в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов
Архивного фонда РФ и других архивных документов (ст. 3 Закона «Об архивном деле
в Российской Федерации»). Государственные органы, органы местного
самоуправления муниципального района, городского округа и внутригородского
района обязаны создавать архивы для хранения, комплектования, учета и
использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов,
обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков их хранении,
установленных нормативными правовыми актами Российской Федерации. Источниками
комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами
выступают и суды судебной системы РФ
1 . Архивное дело в судах судебной системы Российской
Федерации — судебная деятельность обеспечительного характера,
осуществляемая работниками аппаратов судов под руководством судей, которая
направлена на комплектование, хранение, учёт и использование документов,
образующихся в ходе осуществления судопроизводства и судебного
делопроизводства.
Из этого определения следует, что архивное дело в суде: 1)
это один из видов судебной деятельности. По своему предназначению эта
деятельность носит обеспечительный характер. Она призвана удовлетворить
потребности судебных органов, иных органов государственной власти, органов
местного самоуправления, организаций и иных субъектов, чья деятельность тем или
иным образом связана с архивными делами, в информации, содержащейся в архивных
документах; 2) эта деятельность осуществляется специалистами (главным специ‑
алистом, старшим специалистом 1 разряда и т.д.) аппаратов судов, обес‑
печивающими деятельность архива суда под руководством председателя
соответствующего суда; 3) эта деятельность — совокупность действий,
направленных на ор‑ ганизацию хранения, комплектования, учета и использования
архивных документов.
Суд и его структурные подразделения являются источниками комплектования
архива суда и обязаны обеспечить сохранность архивных документов. Обеспечение
сохранности архивных документов — совокупность действий, направленных на
предотвращение утраты архивных документов, и на максимально возможное
сохранение их в первоначальном виде и первоначальной форме. Данная обязанность
возлагается на суд и его структурные подразделения в целях обеспечения
хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.
Сохранность архивных документов указанные субъекты обязаны обеспечивать в
течение установленных федеральным законодательством сроков хранения. Суды
Российской Федерации, являясь органами государственной власти, участвуют в
формировании Архивного фонда Российской Федерации. Архивный фонд Российской
Федерации — это исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность
архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих
историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное
значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов
Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам, подлежащим
постоянному хранению в соответствии с российским законодательством. В настоящее
время объем Архивного фонда Российской Федерации составляет более 500 млн.
единиц хранения на различных носителях, или более 8,5 тыс. км архивных полок1 .
Архивные документы Архивного фонда Российской Федерации являются
государственной собственностью. Документы Архивного фонда Российской Федерации
(оконченные судебные дела, документы общего делопроизводства) хранятся в судах
временно, согласно установленным срокам хранения после окончания
делопроизводства по ним, и подлежат передаче в соответствующие государственные
и муниципальные архивы. Архивные фонды каждого из судов судебной системы
Российской Федерации состоят из документов Архивного фонда Российской Федерации
и других документов, значительную часть которых образуют документы временного
срока хранения. Закон об архивном деле в Российской Федерации (ч. 1 ст. 18) устанавливает
два вида хранения архивных документов: постоянно и временно. Постоянный срок
хранения документов Архивного фонда Российской Федерации — это хранение
документов без определения срока (бессрочно). Временный срок хранения архивных
документов — хранение документов до уничтожения в течение сроков,
установленных нормативными правовыми актами
При соблюдении хранения архивных документов:
постоянные сроки
• дела подлежат
полному оформлению — требуется надлежащая прошивка и переплет дела, нумерация
листов дела, составление листазаверителя, внутренней описи документов, полное и
точное оформление обложки;
• дела хранятся в условиях, соответствующих обеспечению
оптимальных характеристик их долговременной сохранности
(температурно-влажностные условия в архивохранилищах судов, организация
хранения в специальных картонных коробках с завязками и т.п.)
временные сроки
• допускается частичное оформление дел при получении
соответствующего разрешения со стороны председателя суда; • допускается
хранение дел в связках, с оформлением соответствующих указателей-ярлыков;
• обеспечивается контроль списания и уничтожения (ротации
документов).
Места хранения архивных документов Архивного фонда Российской
Федерации определяются в зависимости от сроков их хранения. Так, постоянное
хранение архивных документов обеспечивают организации, которые в силу специфики
их деятельности, а также закрепленных за ними функций имеют возможность
обеспечить такое хранение. К таким организациям относятся государственные
архивы, музеи, библиотеки и организации Российской академии наук. Временное
хранение, как правило, обеспечивают те органы и организации, которые только
лишь изначально создают архивные документы в процессе своей деятельности в
целях сохранения наиболее важной и значимой информации, которая им необходима в
течение определенного периода времени. Такими органами и организациями, в
частности, являются государственные органы, государственные организации,
муниципальные архивы. Комплектование архива суда заключается в систематическом
пополнении документами, которые создаются в процессе деятельности суда, в том
числе в результате определения источников комплектования архива, определения
состава архивных документов, подлежащих приему в архив, а также
непосредственного приема-передачи документов в архив1 . Перечень типовых
управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности
государственных органов, органов местного самоуправления, а также в процессе
деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения, определен
Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 №558 «Об утверждении
«Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе
деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и
организаций, с указанием сроков хранения». Источниками комплектования архива
архивными документами явля‑ ются структурные подразделения суда (например,
отдел обеспечения судопроизводства по гражданским делам, отдел обеспечения
судопроизводства по уголовным делам, общий отдел и т.д.), а также ответственные
должностные лица, участвующие в документообороте суда (например, администратор
суда, помощник председателя суда и т.д.). В архиве, принимающем на хранение
различные виды судебных документов, ведется деятельность по фондированию
(определению, уточнению фондовой принадлежности архивных документов и
хронологических границ архивных фондов) на основе номенклатуры дел суда1 .
Учет архивных документов — определение количества и состава
архивных документов в единицах учета и отражение этого количества и состава в
учетных документах для контроля их наличия и состояния2 . Для учета архивных
документов в архивах судов ведутся: книга учета поступлений документов; списки
фондов; списки дел и документов или их разновидности; листы фондов или
заменяющие их документы, а также другие учетные документы, на основании которых
составляются документы централизованного государственного учета
Использование архивных документов — применение
информации архивных документов в культурных, научных, политических,
экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.
Пути обеспечения доступа к архивным документам (п. 1.1 ст. 24
Закон об архивном деле в Российской Федерации): • предоставление пользователю
архивными документами справочно-поисковых средств и информации об этих
средствах, в том числе в форме электронного документа; • предоставление
пользователю подлинников и (или) копий необходимых ему документов, в том числе
в форме электронных документов; • использование
информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети
Интернет, с возможностью их копирования. Использование архивных документов
состоит в применении информации архивных документов в культурных, научных,
политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов
граждан1 . В современном судебном делопроизводстве существуют основные формы
использования единиц хранения из архивных коллекций судов Архивный документ
(бумажный документ, электронный документ, зафиксированный на электронном
носителе, видео-фотодокументы, приобщённые к материалам судебных дел,
программные комплексы Государственной автоматизированной системы «Правосудие»,
обеспечивающие ведение архивного дела в электронном формате, и т.п.) —
материальный носитель информации. Информация — сведения (сообщения, данные)
независимо от формы их представления (ст. 2 ФЗ «Об информации, информационных
технологиях и о защите информации»). Информация может быть зафиксирована любым
доступным и возможным способом, например, путем ее воспроизведения при помощи
копировально-печатных устройств, компьютерных систем, в процессе осуществления
электронного документооборота и т.д. Документ, переданный в архив, подлежит
хранению в силу значимости информации о деятельности суда для граждан, общества
и государства. Архивный документ должен иметь реквизиты, позволяющие его
идентифицировать, то есть он должен содержать или на нем должны быть указаны
условные обозначения (критерии), позволяющие его выделить (отличить)
относительно иных материальных носителей с аналогичными признаками. Отнесение
документа к категории архивного в судах судебной системы Российской Федерации
осуществляется путем комплексного применения критериев происхождения,
содержания и внешних особенностей документов:
Документы, принятые на архивное хранение в архив суда,
образуют документальный фонд. Документальный фонд можно назвать архивной
коллекцией суда. Создание документального фонда суда осуществляется путем
составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел на основе
нормативных правовых актов Российской Федерации1 . Классификационной единицей в
пределах созданного фонда является единица хранения (дело). Единица архивного
хранения — совокупность документов или отдельный физически обособленный
документ, принятый на учётное архивное хранение в судах судебной системы
Российской Федерации. В организации современного архивного дела в судах
используется отечественный и зарубежный опыт обеспечения хранения носителей
информации, источниковедения и иных вспомогательных исторических дисциплин,
документоведения, информатики и программирования. В целях обеспечения
оптимальной сохранности документов, реставрации, перевода формы их хранения с
бумажных на электронные носители применяются знания из точных и естественных
наук (биологии, химии, математики и т.д.).
2. Задачи, функции и принципы ведения архивного дела в судах.
В соответствии Федеральным законом «Об архивном деле в
Российской Федерации» суды судебной системы РФ обязаны создавать архивы в целях
хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их
деятельности архивных документов. Задачи и функции архива суда определяются
положением, утверждаемым председателем суда1 . Основные задачи архива суда: •
комплектование архива документами, переданными на хранение структурными
подразделениями суда, согласно номенклатуре дел суда; • учёт и обеспечение
сохранности и качества обработки документов; • создание учётно-справочного
аппарата к документам архива; • использование документов, хранящихся в архиве;
• подготовка и передача документов на постоянное хранение в государственный
(муниципальный) архив субъекта РФ. В целях выполнения своих основных задач
архив суда осуществля‑ ет функции — направления и виды деятельности в сфере
ведения архив‑ ного дела: • принимает на хранение документы структурных
подразделений суда; • составляет планы взаимодействия со структурными
подразделениями суда, являющимися источниками комплектования архива, по
приёму-сдаче дел на архивное хранение, осуществляет их реализацию; • учитывает
и обеспечивает сохранность принятых в архив документов; • создаёт и
поддерживает в актуальном состоянии справочно-поисковый аппарат к документам
архива; • участвует в электронном документообороте суда в рамках действия
Государственной автоматизированной системы «Правосудие»; • обеспечивает
консультативное и информационное обеспечение деятельности судей и работников
аппарата суда; • обеспечивает использование архивных документов по запросам
судей и работников аппарата суда, граждан, государственных органов и
организаций, ведёт учёт и анализ использования единиц архивного хранения; • осуществляет
необходимую подготовку в решении вопросов, предлагаемых для рассмотрения на
заседаниях экспертной комиссии суда; • проводит комплекс организационных и
методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение; •
обеспечивает своевременное уничтожение архивных документов суда, сроки хранения
которых истекли; • осуществляет проверку правильности формирования и оформления
дел в структурных подразделениях суда при их подготовке к сдаче в архив; •
организует работу по составлению номенклатуры дел суда, а также внесению в её
текст изменений в текущем порядке; • участвует в подготовке локальных
нормативных актов по ведению архивного делопроизводства в суде, утверждаемых
приказами (распоряжениями) председателя суда; • во взаимодействии с отделом
информатизации суда, специалистами ФГБУ «ИАЦ ГАС «Правосудие» в ХХХ области
участвует в создании электронного архива суда, обеспечивает сохранность и
использование электронных дел. Деятельность суда по организации хранения,
комплектования, учета и использования архивных документов осуществляется на
основе единых принципов (общих началах, положениях), которыми должны
руководствоваться государственные органы, органы местного самоуправления,
организации и граждане при организации хранения, комплектования, учета и
использования архивных документов1 .
Деятельность по обработке архивного фонда судов судебной
системы РФ осуществляется на основе определенных принципов
Организационные принципы, действующие в архивном деле
в судах судебной системы Российской Федерации
принцип историзма объективный
учёт особенностей функционирования отечественного государства и права, в том
числе системы законодательства, относимой к периоду составления судебных и несудебных
документов, беспристрастно, с отсутствием предвзятости, с достаточными на то
основаниями
принцип комплексной →
оценка в комплексе с иными, связанными по содержанию документами архивного
фонда суда, например, судебных дел с учётностатистическими карточками и данными
учётных регистрационных журналов оценки
принцип полного изучения документов → исследование всех
возможных сторон судебной деятельности, организации судопроизводства и
судебного делопроизводства через внутреннее содержание каждой из единиц
архивного хранения
Учет документов в архиве суда осуществляется на основе
соблюдения принципов централизации; унификации; динамичности; полноты и
достоверности учета; применение единых единиц учета; соблюдение преемственности
учета архивных документов на всех стадиях работы с ними; своевременное и
оперативное внесение изменений в учетные документы или составление новых
учетных документов; полноты и достоверности учета. Содержание принципов учета
документов в архиве суда заключается в следующем:
централизация → применение единых единиц учета
унификация→ соблюдение преемственности учета архивных
документов на всех стадиях работы с ними
динамичность →
своевременное и оперативное внесение изменений в учетные документы или
составление новых учетных документов
полнота и достоверность учета → обеспечение соответствия
первичных учетных документов в архиве суда реальному количеству единиц учета
Особенность ведения архивного дела в судах судебной системы
Россий‑ ской Федерации — наличие двух источников для формирования архива: (1)
номенклатуры дел суда, вследствие применения которой формируются наряды и
журналы общего делопроизводства; (2) судебных дел (материалов), на основании
данных регистрационного учёта в суде и нормативно установленных для каждой
обобщённой группы сроков хранения, а также разрешения соответствующего судьи на
передачу судебного дела (материала) на архивное хранение (схема 2).
Номенклатура дел суда — систематизированный перечень наименований дел,
заводимых в структурных подразделениях судов судебной системы Российской
Федерации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме. Номенклатура
дел в судах судебной системы Российской Федерации утверждается председателями
судов ежегодно и согласовывается с соответствующими государственными и
муниципальными архивами в субъектах Российской Федерации не реже чем один раз в
5 лет
3. Управление архивным
делом в суде
Управление архивным делом — осуществление
уполномоченными субъектами организационно-управленческих мероприятий и решений,
направленных на упорядочение и координацию функционирования архива суда в целях
своевременного, полного и правильного комплектования, хранения, учета и
использования документов, образующихся в ходе осуществления судопроизводства и
судебного делопроизводства. Управление архивным делом в суде характеризуется
непрерывностью, динамической повторяемостью его отдельных элементов, состоящих
из сбора, обработки, анализа, хранения, контроля информации, а также выработки
и принятия решений, с последующей организацией контроля их выполнения.
На федеральном уровне органами, осуществляющими управление
архивным делом в Российской Федерации, являются: Министерство культуры
Российской Федерации, Федеральное архивное агентство (Росархив). Министерство
культуры Российской Федерации на основании Положения о Министерстве культуры
Российской Федерации, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 20 июля
2011 г. №590, является федеральным органом исполнительной власти,
осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и
нормативному правовому регулированию в сфере архивного дела.
Министерство культуры
Российской Федерации осуществляет координацию и контроль деятельности
подведомственного ему Федерального архивного агентства, осуществляет
государственный контроль и надзор за соблюдением законодательства об архивном
деле в Российской Федерации, обеспечивает проведение мониторинга состояния и
использования документов Архивного фонда Российской Федерации, осуществляет в
соответствии с законодательством Российской Федерации работу по комплектованию,
хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в процессе
деятельности Министерства культуры Российской Федерации. Федеральное архивное
агентство (Росархив) согласно Положению о Федеральном архивном агентстве,
утвержденному Указом Президента РФ от 22 июня 2016 №293, является федеральным
органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации
государственной политики и нормативному правовому регулированию в сфере
архивного дела и делопроизводства, а также по контролю, оказанию государственных
услуг и управлению федеральным имуществом в этой сфере, разрабатывает и
утверждает (п. 6):
1) правила организации хранения, комплектования, учета и
использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных
документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках,
научных организациях;
2) правила организации
хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда
Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах,
органах местного самоуправления и организациях;
3) правила делопроизводства в государственных органах;
4) типовые функциональные требования к системам электронного
документооборота и системам хранения электронных документов в архивах
государственных органов;
5) примерную
инструкцию по делопроизводству в государственных организациях;
6) перечни типовых архивных документов с указанием сроков их
хранения, в том числе перечень типовых управленческих архивных документов,
образующихся в процессе деятельности организаций, с указанием сроков их
хранения и перечень типовых архивных документов, образующихся в
научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием
сроков их хранения;
7) перечень
документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с
указанием сроков их хранения, а также инструкцию по применению этого перечня —
совместно с Центральным банком Российской Федерации;
8) примерное положение
о центральном архиве государственного органа, примерное положение об архиве
организации;
9) типовое положение о центральной экспертной комиссии
государственного органа, примерное положение об экспертной комиссии
организации;
10) примерное положение об экспертно-проверочных комиссиях
федеральных государственных архивов, органов исполнительной власти субъектов
Российской Федерации, уполномоченных в области архивного дела, а также научных
организаций, включенных в перечень, утверждаемый Правительством Российской
Федерации;
11) порядок государственного учета документов Архивного фонда
Российской Федерации;
12) положение о
ведении Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда
Российской Федерации;
13) порядок признания документов Архивного фонда Российской
Федерации находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии;
14) типовые нормы времени и выработки на работы (услуги),
выполняемые (оказываемые) государственными и муниципальными архивами.
Федеральное архивное агентство (Росархив) (п. 7 и 9 Положения о Федеральном
архивном агентстве):
• издает нормативные
правовые акты, определяющие порядок использования архивных документов в
государственных и муниципальных архивах, а также иные нормативные правовые акты
по вопросам, относящимся к установленной сфере деятельности,
• организует информационное обеспечение граждан, органов
государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и
общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской
Федерации и других архивных документов, в том числе путем создания и ведения
информационных поисковых систем по архивным документам, осуществляет функции
главного распорядителя и получателя средств федерального бюджета,
предусмотренных на содержание Агентства и реализацию возложенных на Агентство
функций, функции государственного заказчика федеральных целевых, научно-технических
и инновационных программ и проектов в сфере деятельности Агентства,
согласование списков источников комплектования федеральных государственных
архивов. На уровне субъекта Российской Федерации функционирует депар‑ тамент по
архивному делу, который является исполнительным органом государственной власти
субъекта, осуществляющим государственную политику в области архивного дела на
территории субъекта. В судебной системе РФ организует работу архивов судов
Судебный де‑ партамент при Верховном Суде РФ1 . Судебный департамент при
Верховном Суде РФ:
• утверждает Перечень
документов верховных судов республик, краевых, областных судов, судов городов
федерального значения, судов автономной области и автономных округов, районных
судов с указанием сроков хранения, согласованный с Центральной
экспертно-проверочной комиссией при Федеральном архивном агентстве2 ;
• разрабатывает
порядок отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции
документов, их комплектования, учета и использования3 ;
• осуществляет контроль соблюдения правил организации,
хранения, комплектования, учета и использования архивных документов. Архив суда
является структурным подразделением суда и входит в состав отдела
делопроизводства, судебной статистики и систематизации законодательства.
Непосредственно управляет работой архива суда председатель суда4 , который
утверждает положение об архиве суда ;
утверждает режим
работы архива суда; назначает на должность и освобождает от должности спе циалистов,
обеспечивающих деятельность архива суда, организует работу по повышению
квалификации работников аппарата суда, принимает решение о поощрении работников
аппарата суда либо о привлечении их к дисциплинарной ответственности; создает
своим приказом постоянно действующую экспертную комиссию в целях организации и
проведения работ по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к
передаче на государственное хранение документов суда; определяет порядок выдачи
разрешения на передачу документов в архив суда (см. табл. 1); устанавливает
сроки и порядок сдачи дел (нарядов) и дел общего делопроизводства в
Государственный архив соответствующего субъекта РФ; осуществляет контроль за
состоянием хранения документов, их наличия в архиве суда; дает письменное
разрешение на выдачу документов из архивохранилища; принимает меры по
разработке планов конкретных мероприятий и нормативных документов,
регламентирующие порядок работы в чрезвычайных ситуациях, при возникновении
которых невозможно обеспечить сохранность архивных документов; выполняет иные
управленческие функции по обеспечению надлежащего функционирования архива суда.
Разрешение на передачу документов в архив суда является результатом судебной
деятельности работников аппарата суда по комплектованию и оформлению судебных
дел и нарядов. При этом возможность передачи документов на архивное хранение
реализуется посредством принятия соответствующих решений, как председателем
суда, так и судьями и начальниками отделов дело/судопроизводства судов Управление
архивным делом в суде осуществляется в тесном взаимодействии с
подведомственными Федеральному архивному агентству организациями, органами
исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органами местного
самоуправления, уполномоченными в сфере архивного дела и делопроизводства. В настоящее
время наиболее актуальным и перспективным направлением для разработки вопросов
взаимодействия судов с курирующими их архивами является передача на хранение
документов на электронных носителях. Данный опыт только формируется.
Относительно недавно, в 2012 г., состоялась первая передача на постоянное
хранение большого количества электронных документов — Государственный архив
Российской Федерации принял на хранение 1000 дисков с материалами Всероссийской
переписи населения (2002 г.). Установление процессуального порядка
аудио-видео-протоколирования судебных заседаний, а также иных элементов
электронного ведения судопроизводства, а значит, смешанного,
электронно-бумажного характера формирования судебных дел (материалов) потребует
разработки новых подходов в ведении архивного дела при передаче документов
постоянного срока хранения в государственные и муниципальные архивы.
Комментарии
Отправить комментарий