Судебное делопроизводство. Тема 2

 ТЕМА 2. Комплекс свойств, присущих документированной информации (фиксированный характер, целевое назначение, ценность, определённость, новизна, периодичность, надёжность и иные). Признаки документа (наличие смыслового содержания, стабильная вещественная форма, предназначенность для использования в социальной коммуникации, завершённость сообщения). Оригинальность, подлинность, копийность. Юридическая сила документа. Главная, общие и специальные функции

Документ(документированная информация) (ГОСТ Р 51141-98) – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Свойства документа отражают качественные характеристики, т.е. внутренние, могут бытьобщими и специальными.

К общим свойствамможно отнести следующие:

1. Атрибутивность– наличие некоторых частей, без которых документ не может существовать: фиксированный характер документированной информации, материальный носитель, способ фиксации и воспроизведения информации, целевой назначение.

2. Функциональность– способность документа выполнять особые цели и задачи, количество функций обусловлено общественными потребностями, но в первую очередь документ предназначен для передачи информации, т.е. является основой социальной коммуникации.

3. Структурированность– тесная взаимосвязь его элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность, устойчивость к различным внешним и внутренним изменения.

К другим свойствамдокумента можно отнести свойства, присущие информации вообще.

4. Ценность– степень соответствия информации своему целевому назначению.

5. Периодичность (частота передачи информации)– слишком частые поступления информации вызывают перегрузку людей, воспринимающих информацию. Частота использования документной информации зависит от организации её хранения и поиска.

6. Новизна – важна актуальность информации, т.к. это немаловажно для оптимизации управления.

7. Объективность и достоверность– искаженная информация ведет к дезинформации.

8. Полнота – такое количество сведений, которое позволяет сделать правильный вывод.

9. Определённость– соответствие характера описываемых в документе фактов, событий, показателей задаче конкретного документа.

10. Надёжность– чаще зависит от технических возможностей средств передачи и обработки информации.

Признакидокумента отражают его внешние особенности, по которым мы характеризуем его как «документ».

К обязательным признакам относятся:

1. Наличие смыслового семантического содержания– совокупность последовательных знаков (набор знаков), которые передают смысл документа (отражают его содержание), является признаком документа.

2. Наличие стабильной вещественной формы– использование материальной формы дает возможность сохранить документ, неоднократно его использовать, перемещать во времени и пространстве.

3. Наличие предназначенностидля использования в социальной коммуникации– документом можно назвать только то объект, который специально создан человеком для коммуникационных целей, т.е. для передачи информации во времени и пространстве.

4. Наличие завершенности сообщения– статус документа имеет только тот объект, который содержит законченное смысловое сообщение, достаточное для понимания конкретным пользователем.

 

Унификация и стандартизация документов

Основными направлениями в совершенствовании государственной системы документационного обеспечения управления являются унификация и стандартизация. Унификация и стандартизация способствуют рационализации управленческой деятельности, придавая ей более организованный и упорядоченный характер.

Унификация – это установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых в процессе осуществления однотипных управленческих функций и задач, операций по их обработке, учету и хранению. Унификация проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники. Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию соответствующих работ и контроль осуществляет Росстат. Унификация управленческих документов предполагает унификацию состава документов, создаваемых при решении управленческих задач, и унификацию форм документов.

Унификация состава документов организации – это отбор и закрепление комплекса документов, необходимых и достаточных для решения управленческих задач (в результате состав документов организации может быть значительно сокращен).

Унификация форм документов – это отбор и закрепление в унифицированных формах документов информационных показателей и реквизитов, соответствующих назначению документов, и установление единых требований к их составлению и оформлению. Результаты унификации состава документов получают закрепление в Табеле форм документов, а результаты унификации форм документов – в Альбомах форм документов, применяемых в деятельности организации.

Примерный Табель форм документов – это перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управления, с характеристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохождения. В текущей деятельности организаций Табель выполняет функцию справочника, используемого организацией для документирования управленческой деятельности, и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов с указанием всех или основных этапов их подготовки и оформления.

Альбомы форм документов содержат унифицированные формы документов, включенные в Табель, и закрепляют результаты проведенной унификации, состава и форм документов организации по функциям управления. Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможностей их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях, на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности. Унификация обычно проводится как предварительный этап стандартизации, но может быть и самостоятельным видом деятельности.

Стандартизация – возведение в юридическую норму основных правил и требований к разработке и оформлению управленческих документов. Благодаря стандартизации огромная масса документов создается по одним и тем же правилам, быстрее и легче воспринимается получателями. Процесс стандартизации осуществляется путем разработки и утверждения стандартов.

Стандарт – это нормативный документ, разработанный заинтересованными сторонами на основе согласия по существенным вопросам, утвержденный признанным органом (или предприятием), устанавливающий для всеобщего и многократного использования правила, общие принципы, характеристики, требования или методы, касающиеся определенных объектов, и направленный на достижение оптимальной степени упорядочения в определенной области.

Стандарт – нормативный документ, представляющий собой образец, эталон (модель).

Существуют следующие виды стандартов:

1. ГОСТы – государственные стандарты.

2. ОСТы – отраслевые стандарты.

3. СТП – стандарты предприятий, учреждений, организаций и др.

Стандарты разрабатываются и утверждаются Госстандартом России.

Для документационного обеспечения управления наибольший интерес представляют стандарты:

1. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

2. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования».