Архивное дело в суде. Тема 2

 

Тема 2 Особенности ведения судопроизводства в судебных органах

1. Оформление дел в суде. Порядок оформления производств по обращениям в суд.

Оформление дел, нарядов и производств (подготовка их к хранению) осуществляется работниками подразделений Суда, ответственными за ведение делопроизводства, под контролем руководителей этих подразделений и при методической помощи Управления документооборота и делопроизводства.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел, нарядов и производств.

Полному оформлению подлежат дела, наряды и производства постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу. Полное оформление дела, наряда и производства предусматривает:

- оформление реквизитов обложки по установленной форме (приложения 58, 59, 60, 61, 62);

- подшивку или переплет (брошюровку);

- нумерацию листов;

- составление листа-заверителя (заверительной надписи) (далее - лист-заверитель) (приложение 51);

- составление внутренней описи документов (приложение 54);

- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки.

Частичному оформлению подлежат наряды и производства временного (до 10 лет включительно) хранения, при этом систематизация документов не проводится, листы не нумеруются, лист-заверитель не составляется.

Документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также по личному составу подшиваются в твердую обложку в три - четыре прокола прочными нитками или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При этом тексты всех документов, виз и резолюций на них должны располагаться на расстоянии 2 см от линии подшивки, а листы - не выступать за края обложки. Если текст расположен близко к краю листа, то к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую подшивается документ.

При подготовке дел, нарядов и производств к подшивке (переплету) металлические скрепления (скобы, скрепки) из документов удаляются.

При наличии в личном деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в личное дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из личных дел и на них составляется отдельная опись.

В конце каждого дела, наряда и производства подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела, наряда и производства (для учета особо ценных документов) - бланки внутренней описи документов дел, нарядов и производств.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, наряд и производство, все листы документов (в том числе листы с резолюцией Руководства Суда, имеющие историческую, научную или практическую ценность), кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу листа простым карандашом. Использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается.

Листы дел, нарядов и производств, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельные листы в деле, наряде, производстве, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.

Сложенный лист (формата A3, A2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист.

Подшитые в дело, наряд и производство конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Подшитые в дело, наряд и производство документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле, наряде и производстве.

После завершения нумерации листов для их учета и фиксации особенностей их нумерации составляется лист-заверитель (приложение 51).

Лист-заверитель составляется на отдельном листе (бланке), в книгах - на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки.

В листах-заверителях указываются особенности нумерации документов: наличие литерных и пропущенных номеров, номера листов с наклеенными документами, номера крупноформатных документов, номера вшитых в наряд конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.

Лист-заверитель подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Все последующие изменения в составе и состоянии дела, наряда и производства (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела, наряда и производства.

Для учета документов в делах, нарядах и производствах постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляется внутренняя опись установленной формы.

Листы внутренней описи нумеруются римскими цифрами и подшиваются перед первым листом дела, наряда, производства. Если наряд подшит или переплетен без бланка внутренней описи, то бланк приклеивается к внутренней стороне обложки.

В итоговой записи внутренней описи цифрами и прописью указывается количество документов в деле, наряде, производстве и количество листов описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

Изменения состава документов дел, нарядов, производств (изъятие, включение документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела, наряда и производства.

Обложка дел, нарядов, производств постоянного временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме.

Надписи на обложке дел, нарядов и производств следует выполнять чернилами разборчиво, без сокращений.

Заголовки дел, нарядов и производств должны соответствовать заголовкам, указанным в Номенклатуре.

На обложке дела, наряда, производства указываются:

- полное наименование Суда;

- полное наименование подразделения Суда;

- индекс дела, наряда, производства по Номенклатуре;

- номер тома;

- заголовок;

- дата начала и окончания;

- количество листов;

- срок хранения;

- архивный шифр для документов постоянного хранения.

При оформлении обложки наименования Суда и подразделения Суда указываются в именительном падеже в соответствии с их названиями в период, отражаемый документами.

При изменении наименования подразделения Суда указывается новое наименование, а прежнее заключается в скобки.

Если наряд, производство содержат копии документов, то в конце заголовка ставится точка и делается отметка "Копии". Подлинность документа в заголовке не оговаривается.

Даты на обложке дела, наряда и производства должны отражать число, месяц и год регистрации самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело, наряд и производство. При этом учитываются даты входящих и исходящих документов.

При указании даты сначала пишется число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, год - полностью, наименование месяца - словом.

На обложках дел, нарядов и производств, состоящих из нескольких томов, даты проставляются на каждом томе.

Если в дело, наряд и производство включены документы, даты которых не совпадают с указанными на обложке, то под датой окончания с новой строки делается запись "В деле, наряде и производстве имеются документы за год (годы)".

На обложке наряда, содержащего годовые планы и отчеты, дата может не указываться, так как их даты отражаются в заголовках.

На обложках производств с копиями судебных решений Суда указываются даты их вынесения.

На обложках нарядов, содержащих приказы, распоряжения, акты, доклады и стенограммы, проставляются даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в наряд.

На обложках нарядов с протоколами заседаний Президиума Суда, Пленума Суда и документами к ним указываются даты утверждения или составления первого и последнего протоколов, составляющих наряд.

Реквизит "срок хранения" на обложках должен соответствовать указанному в Номенклатуре.

Архивный шифр (номер фонда, описи, дела) на обложках дела, наряда и производства постоянного хранения проставляется в отделе хранения после включения этих документов в годовые разделы сводных описей, утвержденных или согласованных Экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации.

Обложки нарядов, содержащих документы на стандартных бланках, должны иметь размеры 229 x 324 мм.

Обложки других документов могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

2. Оформление протоколов судебного заседания

Протокол судебного заседания — это процессуальный пись­менный документ, удостоверяющий совершение (несовершение) участниками процесса всех процессуальных действий, имевших место в ходе судебного разбирательства. Он составляется о каждом судебном заседании суда первой инстанции, а также о каждом от­дельном процессуальном действии, совершенном вне заседания (ст. 228 ГПК РФ).

 

 

 

Иначе, протокол судебного заседания — это документ, в котором отражается все происходящее во время разбирательства в суде первой инстанции.

Значение протокола судебного заседания:

позволяет суду провести окончательную оценку доказательств в совещательной комнате, так как именно в нем отражены результаты исследования доказательств в процессе судебного заседания;

дает возможность вынести законное и обоснованное решение;

позволяет проверить соответствие решения суда исследованным и оцененным доказательствам;

выступает в качестве письменного доказательства по делу.

В протоколе судебного заседания указываются (ст. 229 ГПК РФ) (фактически, указывается весь процесс судебного разбирательства):

дата и место судебного заседания;

время начала и окончания судебного заседания;

наименование суда, рассматривающего дело, состав суда и секретарь судебного заседания;

наименование дела;

сведения о явке лиц, участвующих в деле, их представителей, свидетелей, экспертов, специалистов, переводчиков;

сведения о разъяснении лицам, участвующим в деле, их представителям, свидетелям, экспертам, специалистам, переводчикам их процессуальных прав и обязанностей;

распоряжения председательствующего и вынесенные судом в зале судебного заседания определения;

заявления, ходатайства и объяснения лиц, участвующих в деле, их представителей;

показания свидетелей, разъяснения экспертами своих заключений, консультации и пояснения специалистов;

сведения об оглашении письменных доказательств, данные осмотра вещественных доказательств, прослушивания аудиозаписей, просмотра видеозаписей;

содержание заключений прокурора и представителей государственных органов, органов местного самоуправления;

содержание судебных прений;

сведения об оглашении и о разъяснении содержания решения суда и определений суда, разъяснении порядка и срока их обжалования;

сведения о разъяснении лицам, участвующим в деле, их прав на ознакомление с протоколом и подачу на него замечаний;

сведения об использовании средств аудио-, видеозаписи, систем видеоконференц-связи и (или) иных технических средств в ходе судебного заседания;

дата составления протокола.

Помимо указанного, в протоколе судебного заседания по делу, рассмотренному мировым судьей, дополнительно указываются сведения о разъяснении лицам, участвующим в деле, их представителям права подать заявление о составлении мотивированного решения суда (ч. 3. ст. 229 ГПК РФ).

Протокол составляется в письменной форме секретарем судебного заседания:

-в судебном заседании или

-вне заседания при совершении отдельного процессуального действия.

Для обеспечения полноты составления протокола суд может использовать стенографирование, средства аудиозаписи и иные технические средства. В протоколе указывается на использование секретарем судебного заседания средств аудиозаписи и иных технических средств для фиксирования хода судебного заседания. Носитель аудиозаписи приобщается к протоколу судебного заседания.

Лица, участвующие в деле, их представители вправе ходатайствовать об оглашении какой-либо части протокола, о внесении в протокол сведений об обстоятельствах, которые они считают существенными для дела.

Протокол судебного заседания должен быть составлен и подписан председательствующим и секретарем судебного заседания не позднее чем через 3 дня после окончания судебного заседания, протокол отдельного процессуального действия - не позднее чем на следующий день после дня его совершения.

Все внесенные в протокол изменения, дополнения, исправления должны быть оговорены и удостоверены подписями председательствующего и секретаря судебного заседания.

Лица, участвующие в деле, их представители вправе ознакомиться с протоколом и в течение пяти дней со дня его подписания подать в письменной форме замечания на протокол с указанием на допущенные в нем неточности и (или) на его неполноту (ст. 231 ГПК РФ).

Замечания на протокол рассматривает подписавший его судья - председательствующий в судебном заседании, который в случае согласия с замечаниями удостоверяет их правильность, а при несогласии с ними выносит мотивированное определение об их полном или частичном отклонении. Замечания приобщаются к делу во всяком случае.

Замечания на протокол должны быть рассмотрены в течение 5 дней со дня их подачи.

3.Содержание решения (постановления, определения) суда. Обращение к исполнению решений, определений и постановлений суда.

Решение суда.

1. Решение суда состоит из вводной, описательной, мотивировочной и резолютивной частей.

2. В вводной части решения суда указываются номер дела, дата и место принятия решения суда, наименование суда, принявшего решение, состав суда, помощник судьи, секретарь судебного заседания, стороны, другие лица, участвующие в деле, их представители, предмет спора или заявленное требование.

3. Описательная часть решения суда должна содержать указание на требование истца, возражения ответчика и объяснения других лиц, участвующих в деле.

4. В мотивировочной части решения суда должны быть указаны:

1) фактические и иные обстоятельства дела, установленные судом;

2) выводы суда, вытекающие из установленных им обстоятельств дела, доказательства, на которых основаны выводы суда об обстоятельствах дела и доводы в пользу принятого решения, мотивы, по которым суд отверг те или иные доказательства, принял или отклонил приведенные в обоснование своих требований и возражений доводы лиц, участвующих в деле;

3) законы и иные нормативные правовые акты, которыми руководствовался суд при принятии решения, и мотивы, по которым суд не применил законы и иные нормативные правовые акты, на которые ссылались лица, участвующие в деле.

4.1. В случае признания иска ответчиком в мотивировочной части решения суда может быть указано только на признание иска и принятие его судом.

В случае отказа в иске в связи с истечением срока исковой давности или признанием неуважительными причин пропуска срока обращения в суд в мотивировочной части решения суда указывается только на установление судом данных обстоятельств.

В мотивировочной части решения суда могут содержаться ссылки на постановления Пленума Верховного Суда Российской Федерации по вопросам судебной практики, постановления Президиума Верховного Суда Российской Федерации, а также на обзоры судебной практики Верховного Суда Российской Федерации, утвержденные Президиумом Верховного Суда Российской Федерации.

5. Резолютивная часть решения суда должна содержать выводы суда об удовлетворении иска либо об отказе в удовлетворении иска полностью или в части, указание на распределение судебных расходов, срок и порядок обжалования решения суда. Резолютивная часть решения суда, принятого мировым судьей, также должна содержать указание на срок и порядок подачи заявления о составлении мотивированного решения суда.

Определение суда

1. В определении суда должны быть указаны:

1) номер дела, присвоенный судом первой инстанции, дата и место вынесения определения;

2) наименование суда, вынесшего определение, состав суда, секретарь судебного заседания, помощник судьи;

 (см. текст в предыдущей редакции)

3) лица, участвующие в деле, предмет спора или заявленное требование;

4) вопрос, о котором выносится определение;

5) мотивы, по которым суд пришел к своим выводам, и ссылка на законы, которыми суд руководствовался;

6) судебное постановление;

7) порядок и срок обжалования определения суда, если оно подлежит обжалованию.

2. Определение, которое выносится судом без удаления в совещательную комнату, должно содержать сведения, указанные в пунктах 4 - 6 части первой настоящей статьи.