Архивное дело в суде. Тема 4

 

Тема 4 Правовое регулирование архивного дела в судах

1. Законодательство об архивном деле в РФ.

Деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов является правовой деятельностью. Правовую основу архивного дела в Российской Федерации составляют Конституция Российской Федерации, международные договоры Российской Федерации, федеральные законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, законы и иные нормативные правовые акты субъектов Российской Федерации, муниципальные правовые акты, регулирующие правовые отношения в сфере архивного дела. Источники правового регулирования ведения архивного дела в судах:

1) нормы, закрепленные в международном праве, федеральных законах и подзаконных актах Российской Федерации, содержащие базовую регламентацию организации работы во всех действующих архивах России: федеральных государственных архивах, ведомственных архивах, негосударственных архивах и муниципальных архивах;

2) ведомственные нормы по организации ведения архивного дела в судах судебной системы Российской Федерации, введённые в действие в рамках исполнения полномочий Судебным департаментом при Верховном Суде РФ;

 3) локальные нормы, принятые в организационно-распорядительном порядке председателями соответствующих судов и мировыми судьями и органами исполнительной власти субъектов РФ, которые организационно обеспечивают деятельность мировых судей. Конституция Российской Федерации: каждый гражданин вправе свободно искать и получать информацию, в том числе социально-правового характера, любым законным способом, если такая информация не содержит государственной тайны и не нарушает права и свободы других лиц, обладающих правом на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, защиту своей чести и достоинства.

Органы государственной власти и органы местного самоуправления, их должностные лица обязаны обеспечить каждому возможность ознакомиться с документами и материалами, непосредственно затрагивающими его права и свободы (ст. 24, 29). В соответствии с соглашением государств-участников СНГ в области использования архивной информации, заключенного в г. Минске 4 июня 1999 г., стороны Соглашения обязались обеспечивать юридическим и физическим лицам государств — участников настоящего Соглашения доступ к архивной информации, хранящейся в государственных архивах, в соответствии с порядком, установленным их национальным законодательством. По этому Соглашению, архивные учреждения Сторон в соответствии с их национальным законодательством на основе архивных документов предоставляют по запросам юридических и физических лиц Сторон по возможности на языке заявителя или на русском языке информацию социально-правового характера: о трудовом стаже, заработной плате, образовании и квалификации, государственных и ведомственных наградах, фактах необоснованных репрессий, депортации граждан и конфискации их имущества, военной службе, участии в военных действиях, нахождении в концентрационных лагерях военнопленных, в гетто, о насильственном угоне населения и репатриации граждан, ранениях и лечении в госпиталях в годы Второй мировой войны1 .

 Законодательство об архивном деле в Российской Федерации.

1. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. №125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» определяет: основные понятия в архивном деле; полномочия Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальных образований в области архивного дела; состав Архивного фонда Российской Федерации; организацию управления архивным делом в Российской Федерации; порядок хранения и государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации; источники комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами; сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение; сроки временного хранения документов по личному составу; порядок доступа к архивным документам и их использование (см. Приложение 5).

2. Федеральный закон от 9 февраля 2009 г. №8‑ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и орга‑ нов местного самоуправления» осуществляет правовое регулирование отношений, связанных с обеспечением доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления. К информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления относится информация (в том числе документированная), созданная в пределах своих полномочий государственными органами, их территориальными органами, органами местного самоуправления или организациями, подведомственными государственным органам, органам местного самоуправления, либо поступившая в указанные органы и организации, законы и иные нормативные правовые акты, а к информации о деятельности органов местного самоуправления — муниципальные правовые акты, устанавливающие структуру, полномочия, порядок формирования и деятельности указанных органов и организаций, иная информация, касающаяся их деятельности. Закон устанавливает принципы обеспечения доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, способы обеспечения доступа к информации, в том числе ознакомление пользователей информацией с информацией через архивные фонды; формы и порядок предоставления информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления.

3. Федеральный закон от 27 июля 2006 №149‑ФЗ «Об информатиза‑ ции, информационных технологиях и о защите информации» устанавливает, что обладателем информации может быть гражданин (физическое лицо), юридическое лицо, Российская Федерация, субъект Российской Федерации, муниципальное образование. К числу субъектов обладателей информации относятся и суды судебной системы РФ, которые действуют на основе принципов открытости информации о своей деятельности, обеспечивают достоверность и своевременное предоставление информации, включая и ту ее часть, которая образует архивный фонд суда. Закон определяет права обладателей информации, содержание общедоступной информация, государственное регулирование в сфере применения информационных технологий, виды информационных систем, порядок ограничения доступа к информации, распространяемой с нарушением закона, и способы защита информации.

4. Федеральный закон от 22 декабря 2008 №262‑ФЗ «Об обеспече‑ нии доступа к информации о деятельности судов в Российской Федера‑ ции» регулирует отношения, связанные с обеспечением доступа к информации о деятельности судов, в том числе находящейся в архивных фондах. К информации о деятельности судов относится информация, подготовленная в пределах своих полномочий судами, Судебным департаментом, органами Судебного департамента, органами судейского сообщества либо поступившая в суды, Судебный департамент, органы Судебного департамента, органы судейского сообщества и относящаяся к деятельности судов. Пользователями такой информации могут быть гражданин (физическое лицо), организация (юридическое лицо), общественное объединение, орган государственной власти или орган местного самоуправления, осуществляющие поиск информации о деятельности судов (п. 3 ст. 3 «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации»).

 В Федеральном законе от 22 декабря 2008 №262-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации» закрепляются принципы обеспечения доступа к информации о деятельности судов (ст. 4): (1) открытость и доступность информации о деятельности судов, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации; (2) достоверность информации о деятельности судов и своевременность ее предоставления; (3) свобода поиска, получения, передачи и распространения информации о деятельности судов любым законным способом; (4) соблюдение прав граждан на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, защиту их чести и деловой репутации, права организаций на защиту их деловой репутации; соблюдение прав и законных интересов участников судебного процесса при предоставлении информации о деятельности судов; (5) невмешательство в осуществление правосудия при предоставлении информации о деятельности судов. В числе способов, обеспечивающих доступ к информации о деятельности судов, закон устанавливает и ознакомление пользователей информацией с информацией о деятельности судов, находящейся в архивных фондах. Ознакомление пользователей информацией с информацией о деятель‑ ности судов, находящейся в архивных фондах, осуществляется в порядке, установленном законодательством Российской Федерации об архивном деле и принимаемыми в соответствии с ним иными нормативными правовыми актами, а с информацией о деятельности конституционных (уставных) судов субъектов Российской Федерации и мировых судей — также в порядке, установленном законодательством субъектов Российской Федерации, и принимаемыми в соответствии с ним иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации.

5. Федеральный закон от 6 октября 2003 г. №131‑ФЗ «Об общих прин‑ ципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» устанавливает, в частности, статус органов местного самоуправления, которые участвуют в управлении архивным делом в Российской Федерации. 5. Законы субъектов Российской Федерации. Например, Закон г. Москвы от 28 ноября 2001 г. №67 «Об архивном фонде г. Москвы и архивах» регулирует отношения по формированию, организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда г. Москвы и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также по управлению архивным делом в г. Москве. Законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, законы и иные нормативные правовые акты субъектов Российской Федерации, муниципальные правовые акты об архивном деле не должны противоречить настоящему Федеральному закону. В случае противоречия настоящему Федеральному закону указанных актов действуют нормы настоящего Федерального закона (ст. 2 ФЗ об архивном деле в РФ). В случае противоречия настоящему Федеральному закону указанных актов, действуют нормы Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации». Однако приоритет юридической силы этого закона не распространяется в отношении других правовых актов в иных сферах.

2. Иные нормативные правовые акты Российской Федерации и информационно-методические документы, регулирующие отношения в сфере организации..., хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов в судах

Отношения в сфере организации, хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов в судах регулируются и подзаконными нормативными правовыми актами. В числе этих актов необходимо назвать, прежде всего, Приказ Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях». Министерство культуры Российской Федерации является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативному правовому регулированию в сфере архивного дела, контролирующим деятельность подведомственного ему Федерального архивного агентства. Федеральное архивное агентство, в свою очередь, обеспечивает взаимодействие с Судебным департаментом при Верховном Суде РФ по согласованию вопросов ведения архивного дела в судах.

 В указанном приказе Министерства культуры РФ определяется: организация хранения документов архивного фонда РФ и других архивных документов; порядок учета документов архивного фонда РФ и других архивных документов в организации; процесс комплектования архива организации документами архивного фонда РФ и другими архивными документами; организация использования архивного фонда РФ и других архивных документов; процедурные вопросы передачи документов организации на хранение в государственный (муниципальный) архив и при реорганизации или ликвидации организации, смене руководителя архива организации. Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архив‑ ных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях в сфере организации хранения документов на электронных носителях:

→ содержат нормы по обеспечению работы с электронными документами, включая установление формата архивного хранения текстовых электронных документов (PDF-A), в котором электронные текстовые документы должны передаваться в архив организаций;

→ определяют единицы хранения электронных документов — электронного дела, представляющего собой контейнер или совокупность контейнеров электронных документов и правила присвоения архивных шифров электронным документам;

 → устанавливают формы учета и составления описей, фондов пользования электронных документов; порядок хранения электронных документов регламентируют параметры контроля над организацией хранения носителей цифровой информации и состоянием электронных документов и т.д.

При осуществлении архивного дела в судах учитываются Национальные стандарты Российской Федерации в сфере делопроизводства и архивного дела, которые являются образцом в организации работы. Наиболее востребованными являются следующие стандарты (см. При‑ ложения 9 и 10):

• ГОСТ Р 7.0.8-2013. «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;

• ГОСТ Р 54989-2012 (ISO/TR 18492:2005) «Национальный стандарт Российской Федерации. Обеспечение долговременной сохранности электронных документов»;

• ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «СИБИД. Информация и документация. Управление документами. Общие требования»;

• ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ Р 6.30-2003 утрачивает свою силу с 1 июля 2017 г., с момента начала применения нового Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» согласно приказу Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 08 декабря 2016 №2004-ст. В соответствии с ФЗ «О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации» (ст. 6): Судебный департамент организует делопроизводство и работу архивов судов, а также разрабатывает по вопросам своего ведения проекты нормативных правовых актов Архивное делопроизводство в арбитражных судах осуществляется на основе требований Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной, кассационной инстанций), которая утверждена постановлением Пленума Высшего Арбитражного Суда РФ от 25 декабря 2013 №100. В соответствии с постановлением Совета судей Российской Федерации от 29 апреля 2005 №131 «О мерах по совершенствованию организации деятельности мировых судей в Российской Федерации» Судебный департамент при Верховном Суде РФ разработал Примерную номенклатура дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей. Текст данного документа был согласован решением Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве от 17 мая 2011 и утверждён Генеральным директором Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации 09 июня 2011. На основе данной Примерной номенклатуры дел должны составляться индивидуальные номенклатуры дел, которые образуются в деятельности мировых судей. При этом формулировки Примерной номенклатуры дел и установленные в ней сроки хранения, а также индексы, определенные для соответствующих категорий дел, должны быть идентичными. Примерная номенклатура дел является основой для составления индивидуальной номенклатуры дел, образующихся в деятельности мирового судьи. Кроме этого, готовится к утверждению текст Методических рекомендаций по организации судебного делопроизводства в аппарате мирового судьи. Поскольку мировые судьи являются судьями общей юрисдикции субъектов Российской Федерации, то нормативное обеспечение их деятельности по ведению архивов имеют соответствующие органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации. В целях организации архивного дела в суде председатели судов в рамках предоставленных им организационно-распорядительных полномочий издают локальные акты, направленные на организацию ведения делопроизводства в архиве суда. Например, председатель суда своими приказами утверждает: Положение об архиве суда, в котором определяет задачи и функции архива суда; Положение об экспертной комиссии суда; должностные регламенты специалистов, обеспечивающих деятельность архива суда; правила ознакомления с материалами судебного дела, выдачи подлинных документов, заверенных копий материалов дела, письменных справок, копий судебных актов; порядок и сроки выдачи судебных дел (иных материалов) для ознакомления; порядок выдачи (направления) копий судебных актов в случаях, предусмотренных законодательством РФ; порядок проведения проверки наличия и состояния документов в архиве суда.

Локальное нормотворчество председателей судов по вопросам организации архивного дела в суде позволяет учитывать внутренние организационные особенности функционирования судов в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов. Архивное законодательство и нормативная база деятельности архивов в судах судебной системы Российской Федерации интенсивно развивается. Нововведения связаны, главным образом, с дальнейшим усовершенствованием архивного дела как важной сферы государственной деятельности, развитием и упорядочением архивного делопроизводства как одного из направлений организационного обеспечения деятельности судов, а также техническими новациями и переходом от бумажного к электронному документообороту1 .