Архивное дело в суде. Тема 5

 

Тема 5 Учет единиц архивного хранения в судах

1. Порядок учета архивных документов в суде.

Учёт поступления и выбытия всех документов, вне зависимости от их содержания и физического (материального) способа существования, является важнейшей функцией архивного дела в суде.1 Учету подлежат все хранящиеся в архиве суда документы, включая документы по личному составу, копии описи дел, документов1 .

Учёт архивных документов в суде судебной системы Российской Фе‑ дерации заключается в установлении количества и состава архивных документов в единицах учета и отражении этого количества и состава в учетных документах суда для контроля их наличия и состояния.

 Единица учета архивных документов — это единица измерения количества документов в архиве суда для отражения этого количества в учетных документах и архивных справочниках. Каждая учетная и классификационная единица представляет физически обособленный документ или совокупность документов, имеющих самостоятельное значение, и является единицей хранения архивных документов.

Основными единицами учета архивных документов являются архивный фонд и единица хранения — дело, электронное дело. Единицам хранения присваиваются учетные номера, являющиеся частью архивного шифра. Сведения о составе единиц хранения и их количестве фиксируется в учетных документах архива.

Архивный шифр — обозначение, наносимое в левом нижнем углу на каждую единицу хранения в целях обеспечения учета и идентификации. Архивный шифр состоит из: номера архивного фонда; номера описи дел, документов; номера единицы хранения, номера единицы учета

Учётной единицей электронных архивных документов является единица хранения, именуемая контейнером электронного документа. Архивный шифр электронных документов, хранимых на обособленных электронных носителях, указывается на вкладыше, вложенном в футляр носителя. Архивный шифр электронных документов, хранимых в информационной системе архива, является обязательным элементом описания контейнера электронного документа (схема 5). Для надлежащей подготовки документов в архив суда могут привлекаться специалисты отделов информатизации судов, которые осуществляют системное администрирование информационных систем, в том числе филиалов ФГБУ ИАЦ ГАС «Правосудие» в соответствующих субъектах Российской Федерации. Технические аспекты приема электронных документов, организации учета, отбора, обеспечения сохранности и хранения, конвертирования в новые форматы и миграции на новые носители информации могут устанавливаться, в том числе, локальными нормативными актами председателей судов и начальников управлений Судебного департамента в субъектах РФ. В контейнер электронного документа включаются как электронный документ в формате архивного хранения, так и метаданные документа, в том числе электронные подписи

. В настоящее время опыт работы судов по обработке электронных документов находится в стадии своего становления. Согласно положениям Рекомендаций по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций1 контейнер электронного документа представляет собой zip-архив (сжатую zip-папку)

Все материалы, хранящиеся в архиве, должны быть учтены и описаны в учетных документах. Учетные документы архива — это комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета. В судах судебной системы Российской Федерации установлены единые требования к учётным документам, единая методика учёта и стандартные формы учётных документов. Это способствует организации работы архивов, связанной с планированием и предоставлением необходимой отчётности

Суды, судебные участки мировых судей, являющиеся источником комплектования государственных (муниципальных) архивов, представляют в государственные (муниципальные) архивы учётные сведения об объёме и составе хранящихся в архиве документов в соответствии с Регламентом государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации, утверждённым Приказом Росархива от 11 марта 1997 г. №11. Порядок доступа к учётным документам, а также к учётным базам архива суда, как правило, определяется в организационно-распорядительной документации суда. Все учётные документы должны храниться в закрытом для доступа посторонних лиц хранилище (или специально выделенном помещении) в сейфах или металлических шкафах. При этом учётные системы архива являются динамичной системой, в которую вносятся необходимые изменения с учётом обеспечения полноты и достоверности отражаемых сведений. Основные правила ведения учётной работы в архивах судов позволяют сформировать алгоритм организации ежедневной служебной деятельности работников аппаратов судов, в чьи должностные обязанности входит ведение архива суда:

• каждая запись в учётных документах должна иметь своё основание: при поступлении документов — сдаточные описи структурных подразделений суда на документы постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу; при выбытии документов — акты приёма-передачи документов на постоянное хранение в государственный архив; акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, акты о не обнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны;

• при ведении архивных работ оформляется строго определённый, унифицированный в Российской Федерации перечень документов: сводная опись дел постоянного хранения, долговременного хранения (свыше 10 лет), по личному составу, опись особо ценных дел и т.д.;

 • учётные документы архива суда, кроме описей дел, документов, предназначаются для организации внутренней служебной деятельности и выносу из помещения архива не подлежат. Работы по учёту документов в архиве: (1) подсчёт количества документов в архиве; (2) регистрация сведений о количестве документов

в архиве; (3) заполнение на их основе документов централизованного учёта, которые представляются в органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации; (4) составление в органах управления архивным делом сводных документов централизованного государственного учёта и предоставление их в Росархив. Современное архивное право представляет возможность ведения учёта в автоматизированном режиме, в виде учётных баз данных (БД). Однако эта возможность корреспондирует к обязанности соблюдения следующего условия: учётные базы данных должны применяться во взаимосвязи с другими информационными БД, используемыми в делопроизводстве суда, а также должны быть совместимы с соответствующими учётными БД государственных (муниципальных) архивов и органов управления архивным делом в субъектах РФ. Учётные БД в автоматизированном режиме позволяют вести учёт с помощью систем электронного программирования, готовить в оперативном режиме различного рода статистические сведения, аналитические таблицы, своевременно представлять сведения о наличии в архиве документов по поступающим запросам. Федеральным архивным агентством в 2013 г. были разработаны Рекомендации по комплектованию, учёту и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций, которыми предусмотрена организационная возможность привлечения к работе по приёму электронных документов подразделений, которые обеспечивают применение информационных технологий и осуществление системного администрирования информационных систем.

2. Виды внутренних учётных документов в архиве суда

В архивах судов ведутся основные и вспомогательные учетные документы1 . Основные учетные документы ведутся в архиве суда в обязательном порядке. Состав и форма вспомогательных учётных документов определяются в архивах судов согласно имеющимся потребностям в организации делопроизводства, а в последние годы — на основе использования возможностей автоматического программирования в архивном деле. Как основные, так и вспомогательные учетные документы имеют свой внутренний документальный состав Все акты, документирующие результаты архивных работ, включаются в дело фонда, которое заводится на каждый фонд, находящийся на хранении в архиве суда.

Дело фонда — наиболее важный и целостный источник информации об архиве суда, который содержит информацию о приёме-передаче дел на хранение, об уничтожении дел, сведения о составе и объёме дел и документов, акты проверки наличия и состояния дел фонда, исторические справки к фонду, схема систематизации фонда и т.д.

Полное и точное формирование документов в дело фонда способствует объективному пониманию состава и движения документов в архиве суда, не допущению утраты сведений о состоявшихся изменениях. Особенность учёта документов в архивах судов — его взаимосвязь и преемственность с учётом документов в государственном архиве. Если материалы фонда суда уже имелись в государственном (муниципальном) архиве, то нумерация фондов, а также порядок нумерации описей согласовывается с данными архивами, с учётом продолжения их валовой нумерации. Название архивного фонда состоит из полного и (в скобках) сокращенного наименования фондообразователя, с указанием его подчиненности, местонахождения, дат создания и ликвидации. Название архивного фонда вносится в список фондов на основании исторической справки к фонду или титульного листа описи дел, документов. Например, в 1987 г. в списке состав фондов Архангельского областного суда, кроме фонда самого Архангельского областного суда, числились следующие фонды: «Управление Министерства юстиции РСФСР Архоблисполкома», «Лагерный суд ИТЛ и К УМВД», «Специальный Лагерный суд ИТЛ МВД СССР», «Печорский линейный транспортный суд», «Военный трибунал Шексписнкого и Сухонского речных портов», «Линейный суд Печорского бассейна Управления транспортных судов Министерства юстиции СССР», «Постоянная сессия №1 Ерцево», «Постоянная сессия №2 Пуксоозеро», «Юридическая школа». Данный список фондов Архангельского областного суда с течением последующих лет был изменен в связи с передачей части из них в Государственный архив Архангельской области.

Список фондов — учетный документ, который содержит перечень официальных наименований хранящихся в архиве, а также выбывших архивных фондов в порядке возрастания присвоенных им номеров. Главная цель списка фондов — закрепить за каждым фондом свой уникальный номер, который присваивается один раз, его нельзя изменить, а также использовать высвободившийся в процессе обработки архивных документов номер для другого архивного фонда1 . Документы о поступлении и выбытии материалов фонда, о переименовании фондообразователя и об изменениях в справочном аппарате фонда включаются в дело фонда только после отметки на этих документах о произведённых записях в списке фондов, листе фондов, в описях, реестре описей. Все листы фонда должны быть прошиты и пронумерованы. На документы дела фонда ведётся внутренняя опись2 . Список фондов ведется в архиве суда, хранящем документы более одного года. В список фондов архивный фонд записывается только один раз, при первом поступлении в архив суда. По списку фондов в валовом порядке ему присваивается четный номер, который сохраняется за ним во всех учетных документах. На каждый архивный фонд составляется лист фонда.

Лист фонда — учетный документ, который содержит в рамках архивного фонда сведения о количестве и составе описей дел, документов и их нумерации, количестве и составе архивных документов, состоянии их описания, динамике изменений по каждой описи дел, документов и архивному фонду в целом, фиксирующий изменения в названии архивного фонда. Листы фондов хранятся в порядке номеров архивных фондов. К каждой папке составляется лист-заверитель, где указываются начальные и конечные номера архивных фондов и общее количество архивных фондов, листы которых находятся в папке

Историческая справка фонда — документ, содержащий сведения по истории суда как фондообразователя и его архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания его документов и системы научно-справочного аппарата архива. Из содержания исторических справок к фондам можно узнать, например, о дате создания суда, его внутренней структуре, в том числе о наименованиях судебных коллегий, составов, отделов, изменениях и внутренних реорганизациях, некоторые сведения о руководстве суда и судьях, работниках аппарата суда. Исторические справки необходимы для определения имевшей место в прошлом действительности, фактов и событий, которые способствовали комплектованию архивной коллекции суда. Историческая справка состоит из трёх разделов: история фондообразователя, история фонда, характеристика документов фонда. В каждом суде составляется паспорт архива суда.

Паспорт архива суда — учётный документ периодической отчётности, который содержит сведения об объёме хранящихся документов, составе поисково-справочного аппарата и условиях хранения документов. Паспорт архива суда составляется ежегодно до 1 января наступившего года в 2-х экземплярах, один из которых хранится в архиве суда, второй направляется в соответствующий государственный или муниципальный архив, курирующий суд. В паспорте архива суда отражаются общие сведения (количество фондов, площадь и загруженность архивохранилища), сведения о документах (показатели по документам постоянного хранения и по личному составу, о количестве единиц хранения, о начальной и конечной датах хранения), кадровое обеспечение архива, а также отражаются условия хранения документов. Паспорт архива суда подписывает председатель суда

Книга учёта поступления и выбытия документов — учетный документ, в котором отражаются сведения, связанные с приёмом дел, выделением дел, не подлежащих архивному хранению, на уничтожение, передачей дел в государственный или муниципальный архив. Книга учёта поступления и выбытия документов предназначена для учёта всех текущих и итоговых изменений в составе и объеме фондов и дел в архиве суда. В книгу учета поступления и выбытия дел, документов последовательно вносятся все первичные и повторные поступления (выбытия) дел, документов. Каждое поступление (выбытие) в пределах отчетного года получает порядковый номер в валовой последовательности. Ежегодно на 1 января подводится итог количества поступивших и выбывших за год дел, документов1 . На гражданские, уголовные, административные дела, дела (наряды) общего делопроизводства, дела по личному составу заводятся отдельные описи. Опись дел — архивный справочник, представляющий систематизированный перечень судебных дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.

Описи дел — это первичный учётный документ для ведения учёта дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Количество единиц хранения в одной описи, как правило, не должно превышать четырёхзначную цифру — 9999. При этом последующие единицы хранения фонда учитываются в новой описи, которой по листу фонда присваивается новый, следующий учётный номер. Действует общее правило — при выбытии дел по законченной описи её номер другим описям не присваивается, а в графе «Примечание» напротив каждой выбывшей единицы хранения ставится штамп «Выбыло».

Дела вносятся в опись в том порядке, в котором они были систематизированы, причём только после уточнения и сверки всех данных, указанных на обложках и в учётно-регистрационных карточках. При этом каждому делу, состоящему из нескольких томов, присваивается самостоятельный номер по описи. Заголовок дела вносится в опись в том виде, как он был отражен на обложке дела, без изменений и сокращений, несмотря на часто встречающийся на практике значительный по объёму словарный состав в его наименовании. Например: «По заявлению администрации муниципального образования «Город Новодвинск» о признании противоречащими федеральному законодательству и недействующими отдельных положений Порядка отлова, учёта, транспортировки, содержания и использования безнадзорных животных на территории Архангельской области, утверждённого постановлением правительства Архангельской области от 12.12.2012 №572-пп». Данный заголовок должен быть полностью перенесён в опись. При внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми или типовыми заголовками полностью пишется только заголовок первого дела, остальные обозначаются словами «то же». Например: 1. Информационные бюллетени, обзоры и справки по результатам изучения судебной практики по гражданским и административным делам, т. I; То же, т. II. Описи дел постоянного хранения присваивается порядковый номер по листу фонда, начиная с №1. Все последующие описи дел постоянного хранения данного фонда учитываются под тем же номером. При этом архивные номера делам по всем описям №1 присваиваются в валовом порядке по мере поступления описей. Аналогично производится нумерация на дела временного хранения. При составлении описи дел необходимо соблюдать правила простав‑ ления дат в описи.

1. Если дело заведено в порядке досудебного расследования (в отделе полиции, прокуратуре), а закончено делопроизводством в суде, то порядок внесения начальных дат дела в опись будет отличаться от дат, указанных на обложке. Так, если на обложке в качестве начальной даты будет стоять дата заведения дела в прокуратуре, а затем дата поступления дела в районный суд и дата его окончания в суде, то при внесении этих дат в описи должны указываться три даты: дата поступления дела в районный суд (числитель), в скобках — дата заведения дела в прокуратуре (знаменатель) и дата окончания дела. Например: 14 февраля 2016 г. — 10 апреля 2016 г. (13 декабря 2015 г.)

2. В вышеприведённом случае дело включается в опись материалов того года, в котором оно поступило в суд, то есть в опись 2016 года.

3. Если документы дела относятся к одному году, то при заполнении графы «крайние даты» год указывается один раз после даты окончания дела. Например: 14 февраля — 10 апреля 2016 г.

4. При внесении в опись крайних дат названия месяцев пишутся прописью, а цифры — арабские.

5. Крайней датой окончания судебного дела является дата судебного решения по делу, вынесенного по первой инстанции.

Например, в уголовном деле — дата приговора. В описи указывается также количество листов дела. В графе «Примечание» могут быть сделаны отметки о физическом состоянии дел, о передаче отдельных документов в другие фонды со ссылкой на соответствующий акт. В зависимости от объёма дополнительного поступления дел по описи дела вносятся в её конец или в другую опись. Итоговая запись к описям позволяет суммировать данные в имеющихся описях. В итоговой записи цифрами, а также прописью указывается количество единиц хранения по описи, уточняются имеющиеся пропуски номеров, единицы хранения с литерными номерами, выбывшие единицы хранения. Литерный номер — номер в деле, состоящий из цифровой нумерации с присоединением буквенного обозначения, который возникает вследствие нарушений в ведении цифровой нумерации, выраженной в наличии непронумерованных страниц (например, «15а», «17а», «17б»). Как правило, описи дел каждого фонда в судах судебной системы Российской Федерации подшиваются в твёрдые обложки отдельно на дела постоянного и временного хранения последовательно по номерам описей. Опись подписывается составителем с указанием его должности. Итоговая запись заверяется начальником отдела дело/судопроизводства, согласовывается с председателем экспертной комиссии суда и утверждается председателем суда (судебной коллегии).

 Описи дел служат учётными документами до составления соответствующего годового раздела сводной описи дел постоянного хранения суда, утверждения на ЭПК соответствующего государственного или муниципального архива. Одна из существенных особенностей формирования текстов рассматриваемых описей заключается в оставлении резервных номеров. Данное правило является следствием действия императивного требования архивного делопроизводства в судах, заключающегося в необходимости изъятия подлинников судебных решений и их копий с последующими определениями вышестоящих судов из тех судебных дел временного хранения данного раздела описи, сроки хранения которых истекли. В этой связи, поскольку наряды с подлинными приговорами и решениями к моменту составления описи еще не сформированы, то для них в годовом разделе описи оставляются резервные порядковые номера. Реестр описей ведётся в архиве при наличии двух или более описей дел. Описи вносятся в реестр описей в хронологической последовательности их поступления, под соответствующими порядковыми номерами. В реестре описей фиксируются основные данные по составу каждой поступившей в архив суда описи: номер фонда, номер описи, количество описанных в ней дел, количество листов в описи и её экземпляров. Документы архивного учёта в судах судебной системы Российской Федерации призваны обеспечить количественную совокупность каждой конкретной единицы хранения в архиве суда с целью информационного обобщения данных о составе и структуре архивного фонда суда и его особенностях, а также обеспечения его сохранности и использования. Наряду с системой учётных документов в судах Российской Федерации может применяться научно-справочный аппарат (НСА), который относится к вторичной документной информации. НСА может быть представлен различными видами архивных справочников, баз данных, предназначенных для обеспечения оперативного информирования и поиска. Система НСА определяется компетенцией и полномочиями суда, которые определяют состав образующейся архивной коллекции, а также характером и задачами поиска судебных документов, интенсивностью их использования. При создании и развитии НСА применяется дифференцированный подход, который заключается в выборе наиболее целесообразного состава архивных справочников и баз данных, методики описаний и т.п. Если информационно-поисковые системы создаются в электронном виде, это позволяет решать ряд важных задач в оптимизации ведения архивного дела (схема 7). В судах могут создаваться собственные архивные каталоги судебных и несудебных документов. Каталог — межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам, например, по категориям судебных дел (материалов, производств)

Каталогизация включает следующую последовательность действий: составление схемы классификации, выявление и отбор документов, описание на каталожных карточках (как на бумажных носителях, так и в электронном виде), их систематизация, непосредственное ведение и поддержание актуального состояния информации в каталогах. Усовершенствование каталога включает оптимизацию и упорядочение схемы классификации, проверку содержания и оформления каталога, проверку описаний (редактирование, внесение сведений об обжаловании и т. п.). Кроме каталогов могут находить своё применение указатели — алфавитные, систематические или составленные по иному признаку справочники, с указанием поисковых данных. Работники аппарата суда, обеспечивающие деятельность архива, могут составлять обзоры в виде справочников, сформированных из систематизированных сведений о составе и содержании отдельных комплексов документов, находящихся на архивном хранении..