ОПЮЗТ. Тема 18. Языковые средства деловой речи.

 Тема 18. Языковые средства деловой речи.

1.Точность, ясность, лаконичность, стереотипность, стандартность изложения - общие черты текстов официально делового стиля.

2.Языковые средства, используемые при составлении документов и обеспечивающие реализацию этих особенностей.

 

 

 

1.Точность, ясность, лаконичность, стереотипность, стандартность изложения - общие черты текстов официально делового стиля.

Наиболее характерными чертами официально-делового стиля являются˸

‣‣‣ лаконичность, компактность изложения;

‣‣‣ точность и ясность изложения, не допускающая возможности инотолкования;

‣‣‣ нейтральный тон изложения;

‣‣‣ констатирующе-предписывающий характер изложения;

‣‣‣ стереотипность, стандартность изложения;

‣‣‣ широкое использование терминов, номенклатурных наименований, процедурной лексики;

‣‣‣ слабая индивидуализация стиля.

Вместе с тем, специалисты отмечают такие черты официально-делового стиля, как официальность, строгость выражения мысли, а также объективность и логичность, которые свойственны и научной речи. Названные черты официально-делового стиля отражаются не только в системе языковых средств, но и неязыковых способах оформления конкретных текстов˸ в композиции, рубрикации, выделœении абзацев, ᴛ.ᴇ. в стандартизированном оформлении многих деловых документов.

Лаконичность, компактность изложения. Лаконичность (краткость) изложения в официально-деловом стиле речи достигается экономным использованием языковых средств, исключением речевой избыточности - слов и выражений, не несущих дополнительного смысла. Вместе с тем, требование краткости текста непосредственно связано с уменьшением физических размеров текста и, следовательно, сокращением времени на обработку документов. Требование краткости заставляет более четко формулировать предмет письма, экономно использовать языковые средства, исключать лишние слова, не несущие крайне важно й информации, неоправданные повторы и ненужные подробности.

Компактность изложения (оптимально документ не должен превышать объём одной-двух страниц) сочетается в официальных бумагах с требованием полноты информации, точнее, с принципом её достаточности. Требование полноты предполагает, что официальное послание должно содержать достаточную для принятия обоснованного решения информацию. Глубина изложения вопроса зависит от целœей документа˸ в информационном письме достаточно назвать факты и события, в заявлении предмет речи должен быть точно обозначен и обоснован. Недостаточность информации может вызывать крайне важно сть запрашивать дополнительные сведения, порождая неоправданную переписку. Избыточность же информации приводит к тому, что документ плохо воспринимается, суть ᴇᴦο затуманивается.

Точность и ясность изложения, не допускающая возможности инотолкования. Текст делового письма должен быть точным, ясным и понятным. Точность изложения текста обеспечивает однозначность ᴇᴦο восприятия адресатом, исключает всякого рода двусмысленности, недомолвки. Адекватность восприятия текста автором и адресатом документа чрезвычайно важны в деловом общении.

Ясность и недвусмысленность языка сообщения достигается использованием слов в соответствии с их лексическим значением. Употребление слов без учета их значений может привести к инотолкованию или бессмыслице. К примеру˸ обсчитать данные (глагол обсчитать имеет значение “Умышленно неверно сосчитав, недодать”, к примеру˸ обсчитать покупателя. Правильнее сказать˸ обработать данные); отказать под благоприятным предлогом (прилагательное благоприятный имеет два значения˸ 1.“Способствующий, помогающий чему-л.; удобный для чего-л.”, к примеру˸ благоприятный момент, благоприятные условия; 2. “Хороший, одобрительный”, к примеру˸ благоприятный отзыв. Следовало написать˸ отказать под благовидным предлогом); …достигалось неугодными средствами (прилагательное неугодный имеет значение˸ “Нежелательный, не нравящийся кому-л”. Оно сочетается только с одушевленными существительными, к примеру˸ неугодный сотрудник. Требованию точности соответствует словосочетание …достигалось неприемлемыми (недопустимыми) средствами).

 

2.Языковые средства, используемые при составлении документов и обеспечивающие реализацию этих особенностей.

Документируемая информация должна излагаться предельно ясно, четко и недвусмысленно — это основное требование письменного делового общения. Следовательно, к языковым средствам и стилю изложения информации в документе предъявляются особые требования: -~ соблюдение лексических, грамматических, стилистическим норм, характерных для официально-делового стиля, обеспечивающих точность и ясность изложения; — однозначность используемых слов и терминов; — нейтральный тон изложения и др. Невыполнение этих требований, с одной стороны, затрудняет работу с документами, а с другой — лишает или снижает их юридическую и практическую значимость. Смысловая точность письменного высказывания в значительной степени обусловлена точностью словоупотреблений, т.е. использованием слов согласно их значениям. Слово в тексте документа должно употребляться только в одном значении, принятом в официально-деловой письменной речи. В связи с этим затруднения в употреблении могут вызывать слова-паронимы. Например: представить (предъявить, показать: Представить отчет- справку) — предоставить (дать что-либо в пользование, распоряжение кому-либо: Предоставить отпуск, квартиру); проводишь (осуществлять что-либо: Проводить совещание) — производить (вырабатывать, изготавливать: Производить товары). Невнимание к оттенкам значений, окраскам слов-синонимов также может приводить к смысловым нарушениям в текстах документов. Так, например, слова построить (стилистически нейтральное), возвести (стилистическая окраска — «высокое»), соорудить (создать нечто технически сложное); воздвигнуть (построить что-либо значительное высокое) различаются стилистическими окрасками, оттенками значений и, как следствие этого, имеют разную сочетаемость. Например, словосочетания построить склад, соорудить мост, воздвигнуть арку составлены правильно; сочетания возвести склад, соорудить киоск, воздвигнуть жилой дом стилистически некорректны.Следует обращать особое внимание на употребление слов с эмоционально-оценочной окраской. Например, в предложении Суд принял решение о дележе имущества допущена стилистическая ошибка. Слово дележ относится к разговорному стилю речи, означает неодобрительную оценку и поэтому неуместно в официально-деловом тексте. Следовало написать: Суд принял решение о разделе имущества. Нежелательно использование в текстах деловой документации профессионализмов (например, пересадка вместо трансплантация; кардан вместо карданное устройство и др.). Область применения профессионализмов — это, как правило, устная речь, их использование в письменной речи делового общения является стилистической ошибкой. Например: дострой вместо завершение строительства; незавершенка вместо незавершенное строительство; студенты-дневники вместо студенты дневного обучения; безнал, безналичка вместо безналичный расчет. Термины, употребляемые в документной коммуникации, должны быть понятны как автору, так и адресату. Если термин является малоупотребительным и его значение может быть непонятным, следует дать пояснение либо заменить термин общеупотребительным словом. Например: факторинг — продажа права на взыскание долгов; невыполнение договора вызвано форс-мажорными обстоятельствами (ливневыми дождями размыло пути сообщения с заводом). Трудности в восприятии текста документа может вызывать неоправданное использование заимствованных слов. Наиболее типичная ошибка — немотивированное употребление иноязычных слов вместо уже известных, давно существующих в языке для обозначения одних и тех же понятий, например: паблисити вместо реклама; эксклюзивный вместо исключительный; апеллировать вместо обращаться. В документах не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления(архаизмы и историзмы). Следует писать не при сем направляем, а направляем; не сего года, а этого (текущего года); не настоящим сообщаем, а сообщаем; не настоящий акт составлен, а акт составлен. При употреблении числительных в текстах документов следует помнить, что однозначные числа воспроизводятся словом, а в случае, если есть указание меры — цифрой (не более пяти рейсов, но 9 кг). Составные числительные записываются цифрами, за исключением тех случаев, когда числительное стоит в начале предложения (Сто наименований компакт- дисков, но комиссия забраковала пять объектов). Порядковые числительные записываются с указанием падежных окончаний (до 16-го разряда). В финансовых документах наряду с цифровой записью дается словесная расшифровка. К стандартным аспектам языка деловой письменной речи относится унификация сокращений, широко используемых в деловых письмах. Сокращаются слова, словосочетания, характеризующиеся высокой частотностью употребления, а также термины, наименования организаций, известные правовые акты, своды законов и т.д. Сокращения, используемые в текстах документов, подчиняются определенным правилам:. 1. Сокращения должны быть единообразны на протяжении всего документа. Недопустимо сокращать одно и то же слово (словосочетание) по-разному или писать его в одном месте полностью, а в другом сокращенно. 2. Нельзя сокращать слово, если оно является единственным членом предложения. 3. Не допускается сокращение, если оно может повлечь за собой инотолкование, двусмысленность в восприятии фразы. 4. Сокращение слова до одной буквы не допускается, кроме случаев традиционных текстовых сокращений типа: г. (год), г. (господин), л. (лист, листы), с. (село), р. (река), п. (пункт) и др. В традиции русского делового письма предпочтительным является употребление страдательных конструкций вместо действительных. Например: не мы выполним, а нами будет выполнено; не Вы предлагаете, аВами предложено. Страдательный залог, как правило, используется при необходимости подчеркнуть факт совершения действия (оплата гарантируется, предложение одобрено). Однако для придания тексту большей убедительности, и также в случае, когда необходимо указать конкретное лицо или организацию как субъект юридической ответственности, более предпочтительной является форма действительного залога. Например: Завод «Металлист» срывает поставку сырья. Руководитель кооператива не обеспечил технику безопасности. При построении словосочетаний следует учитывать, что большинство слов в письменной деловой речи употребляется только с одним словом или с ограниченной группой слов. Например: глагольные сочетания: приказ — издается; контроль — возлагается; цена — устанавливается; задолженность — погашается; рекламация (претензия) — предъявляется; платеж — производится; счет — выставляется (оплачивается); оплата — производится (гарантируется); именные сочетания: доводы — веские; цены — низкие, высокие; скидки — значительные, незначительные; необходимость — настоятельная; сотрудничество — взаимовыгодное, плодотворное, успешное и т.п. Нарушение сочетаемости слов официально-деловой окраски воспринимается как лексические и стилистические ошибки и недочеты. Так, в текстах документов не должны появляться словосочетания типа: дешевые цены, командированные расходы, осуществить оплату, представить справку (лексические ошибки). Недопустимы в текстах документов сочетания типа: дать кредит, большие скидки, так как они соответствуют разговорной норме делового общения, а их появление в письменной речи является стилистической ошибкой. При выборе устойчивого языкового оборота следует учитывать особенности фразеологии, сложившейся в официально- деловой речи. При употреблении сравнительной степени предпочтительнее сложная форма: менее важный, более сложный (а не важнейший, сложнейший). При выражении превосходной степени наиболее употребительна форма с приставкой: наибольший эффект, наименьший результат или сочетание положительной степени с наречием «наиболее»: наиболее важный. Довольно часто в текстах документов встречаются ошибки, вызванные неправильным употреблением предлогов по, в, с, благодаря, из-за и некоторых других. Конструкции с предлогами по и без него различаются стилистической окраской: конструкции без предлога — общеупотребительны, с предлогом — характеру для деловой речи, например: меры по усовершенствованию, опыты по разведению, мероприятия по предупреждению, расходы по ремонту. Вместе с тем не допускается употребление предлога по вместо предлога о (об), если речь идет о конкретной теме, содержании беседы, разговора, выступления (например: отчитаться о работе, доклад об итогах работы, переговоры о новой сделке). Предлог по не может указывать на цель действия и не должен употребляться вместо предлога для. Так, например, грамматическая ошибка допущена в следующем предложении: На заводе немало сделано по улучшению качества продукции. Правильно было бы написать: На заводе немало сделано для улучшения качества продукции. Предлог по не должен употребляться вместо предлога из-за, если указывается причина, связанная с поведением, действиями кого-либо. Например, неправильно построено предложение: Указание не выполнено по нераспорядительности администрации. Следовало написать: Указание не выполнено из-за нераспорядительности администрации. Исключением являются выражения: по невниманию, по небрежности, по вине. Предлог благодаря употребляется только в тех случаях, когда речь идет о положительных изменениях; в случае негативных последствий следует употреблять предлог из-за (например: Благодаря высокой технической квалификации специалистов поставленная задача была решена на высоком техническом уровне, но: Из-за низкого качества строительных работ значительное время уйдет на устранение неполадок). Следует обращать внимание на согласование предлогов с существительными. При этом необходимо знать, каким падежом управляет предлог. Так, например, с родительным падежом употребляются предлоги в отношении, во избежание, в целях, в течение, в продолжение, касательно, вследствие; с дательным падежом употребляются предлоги благодаря, в отношении к, применительно к, сообразно, согласно, по. Типичным для официально-деловой письменной речи является употребление деепричастных оборотов. Деепричастный оборот служит средством передачи действия, происходящего одновременно или в связи с другими действиями. С помощью деепричастного оборота можно передать различные оценочные характеристики: внимание, оказанное затронутому в письме вопросу; заинтересованность в скорейшем завершении работы и т.д. (например: Внимательно рассмотрев представленный к утверждению проект, дирекция считает...). Как отмечают специалисты, деепричастным оборотом следует начинать, а не завершать фразу (например: Учитывая...; Считая...; Принимая во внимание и т.д.). Обязательным условием употребления деепричастных оборотов является то, что два действия, одно из которых выражено глаголом-сказуемым, а другое деепричастием, должны осуществляться одним и тем же лицом (или относиться к одному лицу). Ошибка и употреблении деепричастного оборота допущена в следующем предложении: Проработав всего два месяца, у него возникли осложнения с начальником цеха. Правильно было бы сказать: Проработав всего два месяца, он испортил отношения с начальником цеха. Итак, выбор языкового оборота из числа возможных при составлении деловой бумаги определяется: а) практикой употребления языкового оборота, т.е. степенью его употребительности; б) его правильностью с грамматической точки зрения (с учетом особенностей официально-делового стиля); в) степенью точности и лаконичности в описании управленческой ситуации.