ОПЮЗТ. Тема 23. Основные принципы составления делового и частного официального письма: композиция, содержательное наполнение, устойчивые языковые формулы

 Тема 23. Основные принципы составления делового и частного официального письма: композиция, содержательное наполнение, устойчивые языковые формулы

 

1.Деловые письма

2.Виды деловых писем

 

1.Деловые письма

Деловая переписка - это переписка с партнерами или сотрудниками, это обмен мнениями, новыми мыслями и предложениями. Деловые письма отличаются от личных писем в первую очередь тем, что деловые письма, если они только не конфиденциальные, открыты для ознакомления многих и это налагает на них определенный - деловой стиль изложения.

Одним из главных каналов связи различных предприятий, организаций и учреждений с внешним миром является именно деловое письмо. С помощью писем ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, в деловых письмах излагаются взаимные претензии, приглашения, просьбы и т.п. Письма сопровождают материальные ценности и иные важные документы.

И даже, несмотря на наличие в современной жизни стационарного и мобильного телефонов, факса, электронной почты и Интернета, объем деловой переписки все равно ведется глобальный, даже в сравнительно маленькой фирме. Из-за этого огромное количество отправляемых писем требует однотипного их составления, оформления. То есть требуется своеобразная унификация формы делового письма. Если проанализировать современную деловую переписку между организациями и предприятиями, то выяснится интересный момент - большинство секретарей и работников, в чьи должностные обязанности входит составление и оформление деловых писем, не знают точно, какие реквизиты в нем должны присутствовать, как его правильно оформлять. Это затрудняет работу с письмами. Эксперты считают, что любое деловое письмо должно занимать по своему объему не более страницы. Ведь данные письма - это не художественная проза для чтения, эта сжатая информация, которая должна быть донесена до клиента либо партнера и побудить их к совершению определенных действий.

Текст делового письма не должен допускать двояких толкований. Ввиду юридической значимости писем их язык и стиль должны удовлетворять тем же требованиям, что и язык законов и иных нормативных актов в государстве. "Всегда, во все века однозначность языка деловой бумаги, строгая его формализованность рассматривались людьми как средство ограничения произвола власти. Еще в V веке до нашей эры древнеримский плебс требовал введения четких "писаных" законов. Создание зафиксированных на бумаге установлений и правил было также главным требованием многих средневековых восстаний. Когда же такие законы появились, от делопроизводителей требовались абсолютная точность формулировок, доскональное соблюдение формы. Иначе документ терял юридическую силу".

Унификация стиля и формы деловых писем затрагивает абсолютно все: и словарный состав, и синтаксис с морфологией, графику, пунктуацию.

Важным является и тон делового письма: он не должен быть сухим и бесчувственным. Самое лучшее, если в письме будут присутствовать достоинство и дружелюбие, готовность сотрудничать и возводить не стены, а именно мосты.

Каждое письмо преследует свою собственную цель, поэтому оно должно быть написано таким языком, который будет способствовать достижению этой цели наилучшим образом. Переписка между людьми, общающимися на протяжении некоторого времени, может быть менее официальной в отличие от переписки между корреспондентами, впервые вступающими в контакт.

Сообщение в письме должно быть изложено простым и естественным языком. Часто в письмах пользуются такими фразами и выражениями, которые давно потеряли всякий смысл. Таких выражений следует избегать, так как они, во-первых, устарели, во-вторых, нарушают четкость стиля.

2.Виды деловых писем

Деловую переписку можно разделить на официальную и личную, а также внешнюю и внутреннюю.

Внешняя официальная: адресат - внешний контрагент. Примеры: гарантийное письмо, информационное письмо, коммерческий запрос, пресс-релиз.

Внутренняя официальная: адресат - сотрудник Вашей организации. Примеры: приказ, распоряжение, служебная записка, объяснительная.

Внешняя личная: адресат - внешний контрагент. Примеры: приглашение, поздравление, соболезнование, рекомендательное письмо, благодарность.

Внутренняя личная: адресат - сотрудник Вашей организации. Примеры: письмо-ответ, информационное письмо, приглашение, поздравление, соболезнование, рекомендательное письмо, благодарность.

Прежде всего, все письма можно разделить по функциональному признаку на две группы:

1. письма, требующие письма-ответа;

2. письма, не требующие письма-ответа.

Письма, принадлежащие к первой группе, условно можно назвать «письма-вопросы» и «письма-ответы», что, в свою очередь, позволяет выделить:

· письмо-просьбу;

· письмо-обращение;

· письмо-предложение (письмо-представление);

· письмо-запрос;

· письмо-требование.

Ответы на эти письма приобретают определенную форму в зависимости от характера исходного письма. Письма-ответы должны всегда содержать индекс того письма, которое явилось причиной для переписки.

Письма, не требующие ответа, следующие:

o письмо-напоминание;

o письмо-приглашение;

o письмо-подтверждение;

o письмо-отказ;

o сопроводительное письмо;

o письмо-извещение;

o гарантийное письмо;

o информационное письмо.

Отдельные виды писем подразделяются по признаку специализации. Так, среди сопроводительных писем выделяется договорное письмо, в соответствии с названием документа, который оно сопровождает.

По тематическому признаку письма можно разделить в соответствии с классификатором функций данного предприятия на снабженческо-сбытовые, административно-хозяйственные, производственные, по рекламе и т.д.

По тематическому признаку проводится различие между деловой и коммерческой корреспонденцией. Считается, что переписка, которая оформляет экономические, правовые, финансовые и все другие формы деятельности предприятия, называется деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции.

Сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо — письмо, используемое для отправки документов, не имеющих адресной части (приложение 19).

Текст такого письма начинается словами: «Представляем Вам ...» (в вышестоящую организацию), «Направляем Вам ...» (в подведомственную организацию), «Высылаем Вам ...» (в стороннюю организацию). Одновременно с этим может содержаться дополнительная информация, отражающая характер ситуации, в которой осуществляется деловое общение:

«В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам ...»,

«В соответствии с дополнительным протоколом высылаем Вам ...»,

«В подтверждение нашей договоренности высыпаем Вам ...» и др.

В сопроводительное письмо может быть включена дополнительная информация, поясняющая содержание тех материалов, которые составляют приложение к нему. В этом случае сначала сообщается о направлении документов, затем излагаются дополнения и пояснения.

Одно письмо может объединять письмо-просьбу и сопроводительное письмо, письмо-сообщение и сопроводительное письмо или информационное и сопроводительное письма. В этом случае, как правило, сначала излагается просьба, сообщение или иного рода информация, а затем сопроводительная часть.

Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о наличии приложения.

Письмо - поздравления

Письма-поздравления направляются в торжественных случаях: официальный праздник (Новый год, Восьмое марта, День независимости и др.), профессиональный праздник, значительное событие в жизни должностного лица или организации (вручение награды, юбилей, присуждение почетного, научного звания, степени, избрание в какой-либо орган и др.), значимые события в частной жизни.

Поздравления пишутся на бланке письма организации или на специальных бланках поздравлений. Поздравление, подготовленное на бланке письма, должно содержать оформленный в соответствии с требованиями стандарта реквизит «Адресат». Поздравления могут оформляться на бумаге различной цветовой гаммы с украшениями в виде орнаментов и водяных знаков, имеющей большую плотность, и вкладываться в специальные папки-адреса. В последнем случае поздравление содержит только обращение к лицу или коллективу: «Уважаемый (имя, отчество)!», «Уважаемые господа!», «Уважаемые коллегий, «Дорогие первоклассники!». При коллективном адресате и при направлении письма-поздравления юридическому лицу пофамильное и поименное обращение не используется.

Письма-поздравления всегда должны быть подписаны.

Если поздравление оформлено на бланке письма, подпись оформляется с указанием должности лица, личной подписью, расшифровкой фамилии.

Если поздравление оформляется не на бланке, подпись имеет обобщенную форму: «Ваши коллеги», « Коллектив компании», «Сотрудники фирмы», «Работники министерства» и т.п. Под такой общей надписью обычно располагаются собственноручные подписи лиц, пожелавших присоединиться к поздравлению.

Письма-поздравления составляются в свободной форме, но можно указать и на общую схему текста:

- обращение («Уважаемый ...! » );

- поздравление;

- комплиментарная часть;

- пожелания (благополучия, процветания, успехов и т.п.);

- подписи.

Поздравления могут быть как краткими — одно - два предложения, так и достаточно развернутыми. В последнем случае в письме-поздравлении излагаются основные этапы жизни и деятельности поздравляемого лица, наиболее важные его достижения. Если письмо обращено к организации или ее структурному подразделению, в нем излагаются наиболее важные и значимые достижения организации или подразделения. Текст поздравления от имени организации излагается от 1 -го лица множественного числа (поздравляем, желаем), от имени руководителя — от 1-го лица единственного числа (поздравляю, желаю).

Для писем-поздравлений характерно использование следующих ключевых фраз:

«Искренне поздравляем Вас с ...»;

«Поздравляем Вас в связи с ...»;

«Примите наши искренние поздравления в связи с ...»;

«Сердечно поздравляем Вас с ...» и т.п.

Формулировка поздравления должна быть простой, чтобы восприниматься легко и не вызывать затруднения при чтении.

Соблюдать умеренность необходимо и при формулировке пожеланий. Они должны быть достаточно общими: желать можно благополучия, процветания, успехов в работе, плодотворного сотрудничества, надежных партнеров, завоевания новых рынков, продвижения по службе, преодоления препятствий и т.п.

Письмо-требование

Письма-требования составляются в ситуациях, когда организация-партнер не выполняет взятые на себя обязательства или возложенные на нее функции. По сравнению с ситуациями, когда направляются письма-напоминания, здесь невыполнение обязательств носит систематический характер или имеет место игнорирование выставляемых претензий. Зачастую письму-требованию предшествует письмо-напоминание.

Письма-требования, как правило, имеют сложную структуру. В них обязательно излагаются условия заключенных договоренностей со ссылкой на соответствующие документы, описывается сложившаяся в связи сих невыполнением ситуация, формулируется требование о необходимости выполнения обязательств и угрозы применения санкций в адрес корреспондента, если обязательства не будут выполнены.

Ключевыми фразами в письмах-требованиях могут быть:

«Срочно требуем выполнить (выслать, предоставить, перечислить) ...»;

« Требуем выполнить взятые на себя обязательства ...»;

«Требуем незамедлительно выполнить...».

Угрозы в адрес корреспондента могут формулироваться следующим образом:

«В противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции ...»;

«В противном случае дело будет передано в Арбитражный суд»;

«В противном случае мы не несем ответственности за последствия ...» и т.п

Письмо – напоминание

Письмо-напоминание — деловое письмо, используемое при невыполнении организацией-партнером взятых на себя обязательств или принятых договоренностей (приложение 16).

Ключевыми фразами таких писем являются:

«Вторично напоминаем Вам ...»;

«Напоминаем Вам ...»;

«Обращаем Ваше внимание на то, что ...»;

«Ставим Вас в известность, что ...» .

Текст письма-напоминания может включать в себя две части: ссылки на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон или обстоятельства, в связи с которыми организация обязана предпринять определенные действия, и просьбу выполнить в связи с этим определенные действия. Довольно часто такие письма содержат только собственно напоминание.

В отдельных случаях письмо-напоминание может содержать третью часть: предупреждение о возможности применения определенных санкций при невыполнении адресатом взятых на себя обязательств, например:

«В противном случае мы не несем ответственности за возможные последствия»,

«В противном случае мы оставляем за собой право ...»,

«В случае невыполнения взятых на себя обязательств Вам будут предъявлены штрафные санкции...» .

В письме-напоминании может содержаться дополнительная информация с разъяснениями или уточнениями позиции автора.

Письмо-подтверждение

Письма-подтверждения направляются для сообщения информации о готовности выполнить определенные действия, принять участие в каких-либо мероприятиях и т.д.

При наличии предварительной договоренности в тексте письма-подтверждения кратко излагается ее суть, а при подтверждении получения документов дается их перечисление.

Ключевыми фразами этих писем являются:

«Подтверждаем (получение документов, предварительную договоренность, согласие на...)»;

«Поддерживаем Ваше (намерение, обращение, предложение...)».

В письме-подтверждении возможно также изложение просьбы, пожелания, предложения, рекомендации.

Письмо-запрос

Письмо-запрос — деловое письмо, направляемое для получения каких-либо официальных сведений или документов. В коммерческой деятельности запрос — обращение покупателя к продавцу с просьбой предоставить подробную информацию о продаваемых товарах (оказываемых услугах) или направить предложение на поставку определенной партии товара (оказание определенных услуг) и используется на стадии, предшествующей заключению контракта (приложение 12).

В тексте письма-запроса содержится обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и излагается собственно запрос (просьба). В обосновании могут содержаться необходимые ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы.

Письма-запросы обычно подписываются руководителем организации или официально уполномоченным на это должностным лицом.

На письмо-запрос необходимо отправлять письмо-ответ.

В коммерческом запросе обычно указываются: наименование товаров (услуг); условия, на которых желательно получить товар (наименование товара, количество, качество товара, сроки поставки, модель, марка, цена, условия поставки и др.). Для коммерческого запроса характерно использование следующих выражений:

«Просим Вас сообщить о возможности поставки ...»,

«Просим Вас сообщить подробную информацию о ...»,

«Просим сделать предложение на поставку ...» .

Ответ на такой запрос оформляется как коммерческое письмо, в котором подтверждается получение запроса, сообщается требуемая информация о товаре.

Гарантийное письмо

Гарантийные письма — это деловые письма, содержащие обязательства оплаты, выполнения работ, возврата кредита и т.п. В качестве адресатов гарантийных писем выступают организации или конкретные лица (приложение 11).

Гарантийное письмо одновременно является и письмом-просьбой. Юридическую значимость гарантийному письму придает использование таких устойчивых языковых оборотов, как «Оплату (предоставление услуг и т.п.) гарантируем», «Возврат кредита гарантируем» и др.

В гарантийном письме указываются банковские (платежные) реквизиты его составителя.

Гарантийные письма обычно подписывают двое: руководитель организации и главный бухгалтер или иное должностное лицо и удостоверяются печатью организации. В отдельных случаях нормативными актами предусмотрено удостоверение гарантийного письма только подписью руководителя организации.

Гарантийные письма создаются в каждой организации в различных, но часто повторяющихся и поэтому носящих типовой характер ситуациях, в связи с чем целесообразно иметь унифицированные формы этих писем с трафаретным текстом, что существенно сокращает время на их составление.