Судебное делопроизводство. Тема 7

 

Тема 7. Структура и функции службы делопроизводства Под структурой службы делопроизводства понимают состав ее подразделений, их соотношение и формы взаимодействия, которые могут иметь характер подчинение и соподчинение. При определении структуры службы делопроизводства учитываются вид и группа органов управления, в которых она создается. Структура службы делопроизводства зависит от объема документооборота, а также технологии работы с документами (уровня автоматизации и механизации делопроизводственных процессов). При формировании структуры службы делопроизводства следует стремиться к созданию рациональной количества подразделений с учетом простейших организационных связей между ними, а также задач, возложенных на службу делопроизводства, и функций, которые она должна выполнять. В зависимости от объема работ (прежде всего документооборота) служба делопроизводства может включать несколько структурных подразделений (см. приложения 1,2). Для выполнения каждой функции в составе службы делопроизводства предусматривают соответствующие подразделения. В учреждениях с большим документооборотом функции службы делопроизводства распределяются между ее подразделениями. Секретариат (секретари и помощники руководителя) рассматривает и готовит для доклада руководителю учреждения входящую корреспонденцию; составляет по поручению руководителя проекты отдельных приказов, писем, справок и т.д и согласовывает их с другими структурными подразделениями; анализирует справки и доклады структурных подразделений и готовит заключения по ним; составляет проекты планов работы коллегии (другого коллегиального органа) на основании предложений структурных подразделений и представляет их на рассмотрение и утверждение коллегии (другого коллегиального органа) учреждения; готовит материалы к заседаниям коллегии (Другого коллегиального органа) и обеспечивает их своевременное рассылки; оформляет протоколы заседаний коллегии (иного коллегиального органа); осуществляет контроль за исполнением решений коллегии (иного коллегиального органа); обеспечивает подготовку необходимых материалов для совещаний, которые проводит руководитель учреждения. Подразделение по рационализации делопроизводства (организационно-методического обеспечения, совершенствования организации делопроизводства) разрабатывает и внедряет мероприятия по совершенствованию организации делопроизводства в учреждении; организует работу по повышению квалификации делопроизводственного персонала; осуществляет контроль за состоянием делопроизводства в структурных подразделениях, разрабатывает инструкцию по делопроизводству, табель форм документов учреждения, альбом унифицированных форм документов, перечни документов, подлежащих и не подлежащих регистрации, классификационные справочники, документограмы, оперограммы; составляет сводную номенклатуру дел учреждения. В центральных органах государственной власти, других центральных органах и учреждениях, имеющих подведомственную сеть, на это подразделение возлагаются функции по подготовке ведомственных (отраслевых) перечней документов со сроками хранения, типовых или примерных номенклатур дел и инструкций по делопроизводству для однородных по характеру деятельности предприятий, учреждений, организаций, относящихся к сферы их управления. Подразделение по контролю за исполнением документов отслеживает ход исполнения документов, осуществляет контроль за исполнением структурными подразделениями поручений вышестоящих органов и руководства учреждения, анализирует состояние исполнения документов, составляет соответствующие справки для руководства. Подразделение учетно-справочной работы осуществляет учет, регистрацию документов и информационно-справочное обслуживание, готовит для доклада руководству учреждения полученную корреспонденцию, контролирует правильность составления и оформления документов, предоставляемых на подпись руководству, осуществляет учет документов, составляет номенклатуру дел службы делопроизводства, формирует дела в соответствии с действующей номенклатуры, готовит дела, законченные делопроизводством, для передачи в архив учреждения. Подразделение по учету и регистрации обращений граждан осуществляет прием и регистрацию таких документов, готовит на рассмотрение руководству корреспонденцию из важнейших вопросов, направляет корреспонденцию в структурные подразделения на исполнение, осуществляет контроль за сроками исполнения обращений, изучает и обобщает материалы по рассмотрению обращений граждан, организует прием посетителей. Подразделение по приему и отправке корреспонденции (экспедиция) осуществляет прием входящей корреспонденции и ЕЕ распределение по структурным подразделениям, проводит ежедневный учет документов, составляет по установленной форме сведения о документообороте в учреждении, осуществляет прием и отправку (доставку) исходящей корреспонденции. Подразделение автоматизации делопроизводства осуществляет внедрение в работу с документами новейших информационных технологий, в частности систем автоматизации делопроизводства, электронного документооборота, электронной цифровой подписи, а также современной офисной техники, обеспечивает их техническое сопровождение и сохранность информации. Архивный подразделение (архив) осуществляет приемку, учет, хранение и использование дел, завершенных в делопроизводстве, участвует в рецензировании номенклатур дел структурных подразделений, оказывает методическую помощь по вопросам проведения экспертизы ценности документов и оформление дел, осуществляет контроль за правильностью формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях, готовит дела к передаче в государственных архивных учреждений (архивных отделов городских советов), оказывает методическую помощь архивам подведомственных учреждений. Подразделение печатания и размножения документов осуществляет компьютерный набор служебных документов (как правило, для руководства), редактирование и правку напечатанного материала, проводит стенографирование заседаний коллегиальных органов, совещаний, конференций с последующими расшифровкой текстов и их печатанием, осуществляет размножения документов. в Зависимости от объема работ (документооборота учреждения) в подразделениях службы делопроизводства выделяют группы, бюро. Например, в подразделении по приему и отправке корреспонденции - группы по обработке входящей и исходящей корреспонденции, конфиденциальных документов, курьерскую группу; в подразделе учетно-справочной работы группы регистрации, информационно-справочного обслуживания. В учреждениях также возможно совмещение в одном подразделении нескольких функций. Иногда выполнение определенных видов работ возлагается на отдельных сотрудников службы делопроизводства согласно их функциональных обязанностей, закрепленных в должностных инструкциях. В небольших учреждениях обеспечение делопроизводственного процесса возлагается на секретаря руководителя. Работу службы делопроизводства организуют таким образом, чтобы специалисты учреждения по возможности были лишены необходимости выполнять технические операции с делопроизводственного обслуживания.